Comment réaliser le meilleur compte-rendu d’entretien annuel ? 

Réaliser un compte rendu d’entretien annuel est une étape cruciale pour les RH. Il permet de consigner par écrit les points discutés, les objectifs fixés, et les attentes réciproques entre le manager et le salarié. Ce document sert non seulement de référence tout au long de l’année pour les futurs entretiens, mais également de preuve des échanges effectués lors de l’entretien.

Qu’est-ce qu’un compte rendu d’un entretien annuel ?

C’est un document formel résumant les échanges entre le collaborateur et son manager.

Il se découpe en différentes parties :

Évaluation des performances passées : Le compte-rendu doit inclure une analyse des objectifs qui avaient été fixés lors de l’entretien précédent. Il détaille dans quelle mesure ces objectifs ont été atteints, en mettant en lumière les succès ainsi que les domaines où le salarié peut encore progresser.

Objectifs futurs : Un autre volet essentiel du compte-rendu concerne la définition des nouveaux objectifs pour l’année à venir. Ces objectifs doivent être clairs, mesurables et en adéquation avec les attentes de l’employeur, tout en tenant compte des aspirations du salarié.

Compétences et Développement : Le document doit également aborder les compétences de l’employé, en identifiant ses forces et les domaines dans lesquels il pourrait bénéficier de formations supplémentaires ou d’autres actions de développement professionnel.

Attentes du salarié: Il doit inclure les attentes et les souhaits exprimés par l’employé, qu’il s’agisse de perspectives de carrière, de demandes spécifiques en termes de conditions de travail, ou de besoins de reconnaissance.

Engagements et Suivi : Enfin, il est essentiel que le compte-rendu formalise les engagements pris par les deux parties. Cela peut inclure les actions spécifiques que le manager s’engage à mettre en œuvre pour soutenir l’employé, ainsi que les efforts que ce dernier doit fournir pour atteindre les objectifs fixés.

Le compte-rendu d’un entretien annuel est bien plus qu’une simple formalité administrative. Il est un outil de gestion stratégique qui aide à suivre la progression de l’employé et à s’assurer que les objectifs de l’employeur sont en phase avec les aspirations individuelles. En cas de litige ou de désaccord ultérieur, ce document constitue une preuve écrite des échanges, ce qui peut être crucial pour résoudre les conflits de manière équitable.

Bien rédigé, il favorise une communication claire et une relation de travail harmonieuse, en veillant à ce que chacun sache ce qui est attendu de lui et à ce que les progrès soient suivis de manière transparente.

Est-ce obligatoire de faire le compte rendu d’un entretien annuel ?

En France, le compte-rendu d’un entretien annuel ne fait pas l’objet d’une obligation légale. Il est plus classé dans la catégorie des outils fortement recommandés pour la gestion des ressources humaines et de conformités aux bonnes pratiques.

Toutefois, il existe des exceptions, si l’entreprise est soumise à une convention collective particulière et pour certains secteurs d’activités comme les banques, les assurances, le secteur de la métallurgie, le secteur de la télécommunication, la grande distribution ainsi que le secteur public.

Pourquoi est-il important de réaliser un compte rendu d’entretien annuel ? 

En premier lieu, il permet d’assurer un suivi rigoureux des objectifs fixés et des attentes du salarié. Ensuite, il va servir de référence pour les futurs entretiens, facilitant l’analyse de la progression et l’évaluation du salarié pendant les entretiens. Il va également permettre de clarifier les engagements mutuels, réduisant ainsi les risques de malentendus ou d’incompréhension. Enfin, en cas de litige, il constitue une preuve complémentaire montrant que l’employeur a respecté ses obligations de dialogue et de suivi.

Quelles informations doivent être incluses dans le compte rendu de l’entretien annuel ? 

Encore une fois, ce document n’est pas obligatoire, chaque entreprise peut constituer son propre compte rendu. Mais pour vous guider, voici les principales informations que l’on retrouve généralement :

• Les informations personnelles de l’employé : Nom, prénom, poste, ancienneté.
• La date et le lieu de l’entretien.
• Les objectifs de l’année écoulée : Avec une évaluation de leur atteinte.
• Les performances de l’employé : Points forts, points à améliorer.
• Les nouveaux objectifs fixés : Pour l’année à venir, avec des indicateurs de performance.
• Les besoins en formation : Identifiés durant l’entretien.
• Les attentes de l’employé : En termes de carrière, de conditions de travail, etc.
• Les commentaires et conclusions du manager.
• Les signatures : De l’employé et du manager pour valider le contenu du compte rendu.

Comment bien structurer le compte rendu ?

Un bon compte rendu se doit d’être lisible, et facilement compréhensible à la fois par le salarié, le manager et les RH. Généralement, on le découpe de cette manière :

• En-tête : Informations de base (nom de l’employé, date, etc.).
• Introduction : Contexte de l’entretien et rappel des objectifs de l’entretien.
• Évaluation des performances passées : Discussion détaillée des objectifs précédents et leur atteinte.
• Discussion sur les compétences et les comportements : Analyse des forces et des axes d’amélioration.
• Fixation des nouveaux objectifs : Définition des objectifs pour l’année suivante.
• Plan de développement : Besoins en formation ou en développement personnel/professionnel.
• Attentes et souhaits de l’employé : Inclusion des perspectives de carrière.
• Conclusion : Synthèse des points discutés et des engagements pris.
• Signatures : Validation formelle par les deux parties.

Par exemple avec Skeely, nous proposons des templates d’entretiens, la structure du compte rendu se génère automatiquement à la fin de celui-ci. L’idée est de permettre aux professionnels des RH de récupérer automatiquement la synthèse de l’entretien dans un document au format PDF ou directement via le logiciel. 

Mais au delà de l’entretien annuel, Skeely réalise une synthèse de toutes les évaluations. Que se soit pour un entretien professionnel, de suivi ou encore de bilan à 6 ans, chaque question, est enregistrée et résumée dans un document. Et pour aller plus loin, une signature électronique peut-être mise en place pour valider définitivement l’entretien.

FAQ Compte-rendu d’entretien annuel 

Comment s’assurer que le compte rendu est clair et précis ?

Pour garantir la clarté et la précision du compte rendu, il est essentiel d’utiliser un langage simple et direct. Évitez les termes trop techniques ou ambigus qui pourraient prêter à confusion. Chaque point discuté doit être consigné de manière concise, en veillant à ce que les conclusions soient claires. Relisez la synthèse pour vérifier la cohérence des informations et pour corriger toute erreur éventuelle.

Quels détails spécifiques doivent être évités pour ne pas surcharger le document ?

Il est important de se concentrer sur les éléments essentiels et d’éviter de surcharger le compte rendu avec des détails superflus. Par exemple, évitez de rentrer dans les détails trop précis des discussions non pertinentes ou des informations anecdotiques. Il doit rester focalisé sur les objectifs, les performances, les besoins en formation et les engagements mutuels. Un compte rendu trop long ou détaillé peut perdre en efficacité et rendre plus difficile la lecture et l’utilisation de celui-ci.