La GPEC : définition, bénéfices et bonnes pratiques

La GPEC permet d’anticiper l’évolution rapide que peut connaitre une entreprise et ses collaborateurs en terme d’emploi et de compétences. C’est un enjeu majeur pour toutes les sociétés souhaitant pérenniser leur activité dans le temps.

Qu’est-ce que la GPEC ?

La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) est une démarche de gestion des ressources humaines qui a vocation à mettre en valeur les compétences des collaborateurs au sein d’une entreprise. Elle permet d’accompagner les changements majeurs comme le Turn over. La GPEC peut se réaliser à court, moyen et long terme par rapport à la stratégie de l’entreprise sur les compétences et les emplois.

Les entreprises de plus de 300 salariés ont depuis la loi Borloo de 2005, pour obligation de mettre en place une démarche GPEC au sein de leur structure. Cette loi permet de répondre aux besoins des différents acteurs d’une entreprise.

Les bénéfices d’une bonne GPEC

En dehors du fait qu’elle est maintenant obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, la GPEC comporte de nombreux avantages :

  • Analyser les forces et les faiblesses de son entreprise

La GPEC à travers ses différents outils, permet de réaliser un bilan sur les compétences et les profils des collaborateurs de l’entreprise. Ce bilan donne une vision macro avec les points forts et points faibles au sein de la structure. Vous pourrez par exemple avec des outils comme la pyramide des âges, anticiper les recrutements suite aux futurs départs en retraite ou préconiser des formations.

  • Planifier les besoins en compétences importants pour l’entreprise

Certains outils de la GPEC permettent aux managers de connaitre les aptitudes des salariés au sein de leur entreprise. Vous pouvez visualiser les compétences manquantes dans l’entreprise ou celles qui sont à renforcer. Cela vous permet d’identifier les compétences perdues, et mettre en évidence les collaborateurs pouvant apporter leurs savoir, savoir-être et savoir-faire pour un poste spécifique.

  • Optimiser le processus de recrutement

En France, un mauvais recrutement peut coûter jusqu’à 200 000 euros à une entreprise. La GPEC permet d’anticiper les besoins en recrutement à venir, soit en ciblant les compétences que je vais avoir besoin pour un futur recrutement, soit en proposant des formations aux collaborateurs ayant le potentiel d’évolution pour le poste à venir.

  • Créer une motivation globale des salariés

La GPEC donne la possibilité de beaucoup plus impliquer les collaborateurs dans leur rôle au sein de l’entreprise. Le fait de pouvoir mettre en valeur les compétences des salariés redynamise l’ensemble des collaborateurs.

  • Avoir une meilleure organisation

Les différents outils de la GPEC permettent de connaitre les points forts des salariés. Ces outils favorisent la réorganisation dans l’entreprise en permettant de redéfinir les missions pour chaque collaborateur.

  • Anticiper les futurs départs

Il est possible d’anticiper les départs en retraite ou les postes ayant un fort turnover. La pyramide des âges vous donne une vision globale de l’âge de l’ensemble de vos collaborateurs. Vous pouvez donc savoir quand un de vos salariés partira à la retraite et quand il faudra le remplacer. Vous pouvez également suivre les métiers ayant un renouvellement régulier.

La mise en place d’une bonne démarche GPEC

1. Réaliser un état des lieux

Il faut tout d’abord faire un diagnostic global de votre entreprise. Il peut concerner plusieurs domaines comme les métiers, les compétences, les profils des collaborateurs, les besoins en termes de recrutements…

Le but est de savoir quelles décisions stratégiques prendre pour l’entreprise. Cet état des lieux peut se faire à travers différents outils présents dans des logiciels GPEC

2. Cibler les changements

Une fois l’analyse de votre entreprise faite, il est temps de cibler les changements que vous voulez mettre en place au sein de votre structure.

Vous pouvez cibler plusieurs domaines comme :

  • Les emplois : Création de postes, remplacement de salarié, restructuration de certains postes
  • Les activités : Quels domaines d’activité vous rapportent le plus ? Sont-ils efficaces ? Faut-il les modifier ? Lesquels sont en croissance / faut-il faire disparaitre ?
  • L’organisation : Restructuration de certains services, changement de management, création de nouveaux services.

3. Identification des besoins

Après avoir ciblé les différents domaines sur lesquels vous voulez apporter des changements, il faut identifier les écarts de compétences entre vos collaborateurs et les attentes du poste.

Vous pouvez vous appuyer sur le « référentiel métiers et compétences » qui vous permettra de situer le niveau de vos collaborateurs par rapport aux attendus. Cette identification des besoins est à la fois qualitative et quantitative.

Une fois tous ces besoins relevés, vous pourrez définir vos projets et vos objectifs afin d’améliorer les performances de l’entreprise.

4. Construire votre GPEC

Lorsque les besoins ont été identifiés, il faut établir un plan d’action pour atteindre les différents objectifs que vous vous êtes fixés. Par exemple, vous pouvez mettre en place plusieurs actions :

  • Réaliser des formations aux collaborateurs qui souhaitent évoluer et enrichir leurs différentes compétences
  • Repenser les trames d’entretiens pour qu’elles soient tournées sur l’aspect évolutif des salariés avec des questions sur les compétences, les souhaits d’évolutions…
  • Améliorer la polyvalence des salariés et la souplesse de l’organisation

5. Déployer votre GPEC

Vous devez donc propager l’information à tous les collaborateurs qui sont concernés :

– Les managers

– Les salariés

– Les RH

– Le CSE

– Les syndicats

La mise en place par étape de votre démarche GPEC est très importante.

Comment évaluer votre GPEC grâce à un logiciel comme Skeely

Pour vous aider à mettre en place votre GPEC au sein de votre entreprise, des logiciels en gestion des compétences existent. Le logiciel Skeely vous permet de suivre les besoins en compétences de vos collaborateurs et d’identifier les hauts potentiels de votre entreprise.

Skeely vous propose cinq outils de GPEC :

  • La pyramide des âges 

L’ensemble de vos collaborateurs sont représentés à travers une pyramide basée sur le sexe et l’âge des collaborateurs. La pyramide des âges peut prendre plusieurs formes en fonction de vos collaborateurs avec chacune leurs avantages et leurs inconvénients.

Cela vous permet de connaitre quel type de structure correspond à votre entreprise et quelles préconisations peuvent s’avérer utiles.

  • Cartographie des compétences

La cartographie des compétences disponible sur Skeely vous permet de connaitre l’ensemble des savoirs, savoir-faire et savoir-être de l’entreprise à l’instant T.

Vous pourrez savoir quelles sont les compétences rares dans votre entreprise et anticiper les futurs besoins.

  • Suivi du Turn-Over

Il est très important de connaitre quels sont les services et/ou les postes qui génèrent le plus de Turn-over dans l’entreprise. Vous pourrez, grâce à Skeely, suivre l’ensemble des départs de vos collaborateurs.

  • Besoin de formation

Skeely vous donne la possibilité de suivre les besoins en formations des collaborateurs de votre entreprise. Vous pouvez aussi voir quels collaborateurs souhaitent évoluer dans un autre poste.

  • Potentiel d’évolution

Le potentiel d’évolution vous permet de connaitre le souhait d’évolution de vos collaborateurs au sein de l’entreprise. Par l’intermédiaire de votre base de données, vous pouvez examiner quels collaborateurs souhaitent monter en grade ou changer de service. Vous pourrez donc, à la place de recruter une nouvelle personne, promouvoir un de vos salariés.

Pour aller plus loin

A propos du blog Skeely

Tous nos articles sont rédigés par notre équipe d’expert RH interne à Skeely.

 

Ce blog traite des RH, des entretiens d’évaluation et de la GPEC (Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences). Bonne lecture !

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