Dans un marché de travail en mutation continue, la GPEC permet d’anticiper l’évolution rapide que peut connaître une entreprise et ses collaborateurs en terme d’emploi et de compétences. C’est un enjeu majeur pour toutes les sociétés souhaitant pérenniser leur activité dans le temps.
Qu’est-ce que la GPEC ?
La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) est une démarche de gestion des ressources humaines qui a vocation à mettre en valeur les compétences des employés au sein d’une entreprise. Elle permet d’accompagner les changements majeurs comme le Turn over. La GPEC peut se réaliser à court, moyen et long terme par rapport à la stratégie de l’entreprise sur les compétences et les emplois.
Les entreprises de plus de 300 salariés ont depuis la loi Borloo de 2005, pour obligation de mettre en place une démarche GPEC au sein de leur structure. Cette loi permet de répondre aux besoins des différents acteurs d’une entreprise.
Les bénéfices d’une bonne GPEC
En dehors du fait qu’elle est maintenant obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, la GPEC comporte de nombreux avantages :
Analyser les forces et les faiblesses de son entreprise
La GPEC à travers ses différents outils, permet de réaliser un bilan sur les compétences et les profils des collaborateurs de l’entreprise. Ce bilan donne une vision macro avec les points forts et points faibles au sein de la structure. Vous pourrez par exemple avec des outils comme la pyramide des âges, anticiper les recrutements suite aux futurs départs en retraite ou préconiser des formations.
Planifier les besoins en compétences importants pour l’entreprise
Certains outils de la GPEC permettent aux managers de connaitre les aptitudes des salariés au sein de leur entreprise. Vous pouvez visualiser les compétences manquantes dans l’entreprise ou celles qui sont à renforcer. Cela vous permet d’identifier les compétences perdues, et mettre en évidence les collaborateurs pouvant apporter leurs savoir, savoir-être et savoir-faire pour un poste spécifique.
En France, un mauvais recrutement peut coûter jusqu’à 200 000 euros à une entreprise. La GPEC permet d’anticiper les besoins en recrutement à venir, soit en ciblant les compétences que je vais avoir besoin pour un futur recrutement, soit en proposant des formations aux collaborateurs ayant le potentiel d’évolution pour le poste à venir.
Créer une motivation globale des salariés
La GPEC donne la possibilité de beaucoup plus impliquer les collaborateurs dans leur rôle au sein de l’entreprise. Le fait de pouvoir mettre en valeur les compétences des salariés redynamise l’ensemble des collaborateurs.
Avoir une meilleure organisation
Les différents outils de la GPEC permettent de connaitre les points forts des salariés. Ces outils favorisent la réorganisation dans l’entreprise en permettant de redéfinir les missions pour chaque collaborateur.
Anticiper les futurs départs
Il est possible d’anticiper les départs en retraite ou les postes ayant un fort turn-over. La pyramide des âges vous donne une vision globale de l’âge de l’ensemble de vos collaborateurs. Vous pouvez donc savoir quand un de vos salariés partira à la retraite et quand il faudra le remplacer. Vous pouvez également suivre les métiers ayant un renouvellement régulier.
La mise en place d’une bonne démarche GPEC
1. Réaliser un état des lieux
Il faut tout d’abord faire un diagnostic global de votre entreprise. Il peut concerner plusieurs domaines comme les métiers, les compétences, les profils des collaborateurs, les besoins en termes de recrutements…
Le but est de savoir quelles décisions stratégiques prendre pour l’entreprise. Cet état des lieux peut se faire à travers différents outils présents dans des logiciels GPEC.
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2. Cibler les changements
Une fois l’analyse de votre entreprise faite, il est temps de cibler les changements que vous voulez mettre en place au sein de votre structure.
Vous pouvez cibler plusieurs domaines comme :
- Les emplois : Création de postes, remplacement de salarié, restructuration de certains postes
- Les activités : Quels domaines d’activité vous rapportent le plus ? Sont-ils efficaces ? Faut-il les modifier ? Lesquels sont en croissance / faut-il faire disparaître ?
- L’organisation : Restructuration de certains services, changement de management, création de nouveaux services, actions sociales.
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3. Identification des besoins
Après avoir ciblé les différents domaines sur lesquels vous voulez apporter des changements, il faut identifier les écarts de compétences entre vos collaborateurs et les attentes du poste.
Vous pouvez vous appuyer sur le « référentiel métiers et compétences » qui vous permettra de situer le niveau de vos collaborateurs par rapport aux attendus. Cette identification des besoins est à la fois qualitative et quantitative.
Une fois tous ces besoins relevés, vous pourrez définir vos projets et vos objectifs afin d’améliorer les performances de l’entreprise.
4. Construire votre GPEC
Lorsque les besoins ont été identifiés, il faut établir un plan d’action pour atteindre les différents objectifs que vous vous êtes fixés. Par exemple, vous pouvez mettre en place plusieurs actions :
- Réaliser des formations aux collaborateurs qui souhaitent évoluer et enrichir leurs différentes compétences
- Repenser les trames d’entretiens pour qu’elles soient tournées sur l’aspect évolutif des salariés avec des questions sur les compétences, les souhaits d’évolutions…
- Améliorer la polyvalence des salariés et la souplesse de l’organisation
5. Déployer votre GPEC
Vous devez donc propager l’information à tous les salariés qui sont concernés :
– Les managers
– Les salariés
– Les RH
– Le CSE
– Les syndicats
La mise en place par étape de votre démarche GPEC est très importante.
Comment évaluer votre GPEC grâce à un logiciel comme Skeely ?
Pour vous aider à mettre en place votre GPEC au sein de votre entreprise, des logiciels en gestion des compétences existent. Le logiciel Skeely vous permet de suivre les besoins en compétences de vos collaborateurs et d’identifier les hauts potentiels de votre entreprise.
Skeely vous propose cinq outils de GPEC :
La pyramide des âges
L’ensemble de vos effectifs sont représentés à travers une pyramide basée sur le sexe et l’âge des employés. La pyramide des âges peut prendre plusieurs formes en fonction de vos salariés avec chacune leurs avantages et leurs inconvénients.
Cela vous permet de connaître quel type de structure correspond à votre entreprise et quelles préconisations peuvent s’avérer utiles.
Cartographie des compétences
La cartographie des compétences disponible sur Skeely vous permet de connaître l’ensemble des savoirs, savoir-faire et savoir être de l’entreprise à l’instant T. Vous pourrez savoir quelles sont les compétences rares dans votre entreprise et anticiper les futurs besoins.
Suivi du Turn-Over
Il est très important de connaître quels sont les services et/ou les postes qui génèrent le plus de Turn-over dans l’entreprise. Vous pourrez, grâce à Skeely, suivre l’ensemble des départs de vos collaborateurs.
Besoin de formation
Skeely vous donne la possibilité de suivre les besoins en formations des salariés de votre entreprise. Vous pouvez aussi voir quels collaborateurs souhaitent évoluer dans un autre poste.
Potentiel d’évolution
Le potentiel d’évolution vous permet de connaitre le souhait d’évolution de vos collaborateurs au sein de l’entreprise. Par l’intermédiaire de votre base de données, vous pouvez examiner quels employés souhaitent monter en grade ou changer de service. Vous pourrez donc, à la place de recruter une nouvelle personne, promouvoir un de vos salariés.
Comment communiquer efficacement sur la GPEC au sein de son entreprise ?
Communiquer efficacement sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) au sein de l’entreprise nécessite une approche transparente et inclusive. Il est crucial d’expliquer clairement les objectifs de la GPEC, qui visent à anticiper les évolutions des métiers et des compétences, et à aligner les besoins de l’entreprise avec les aspirations professionnelles des employés. Utilisez des canaux de communication variés, comme des réunions d’équipe, des newsletters internes, et des sessions de formation pour sensibiliser l’ensemble des collaborateurs. Assurez-vous que chaque employé comprend comment la GPEC peut les aider à développer leurs compétences et à progresser dans leur carrière. Encouragez également les managers à relayer ces informations et à répondre aux questions pour favoriser l’engagement et la participation active de tous dans le processus.
Comment assurer la transparence et l’équité dans les processus de GPEC ?
Communiquer efficacement sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) au sein de l’entreprise demande une stratégie bien définie qui combine transparence, pédagogie et participation active. Pour commencer, il est essentiel de clarifier les objectifs de la GPEC à tous les niveaux de l’organisation. Ceux-ci incluent l’anticipation des évolutions des métiers, l’adaptation des compétences aux besoins futurs de l’entreprise, et l’alignement entre les attentes des collaborateurs et les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Une communication efficace passe par l’utilisation de divers canaux, adaptés à différents publics. Les réunions d’équipe sont idéales pour discuter des aspects concrets de la GPEC et recueillir les réactions en temps réel. Les newsletters internes peuvent diffuser des informations régulières et mettre en lumière des exemples concrets de réussites obtenues grâce à la GPEC. Les sessions de formation, quant à elles, permettent d’approfondir les connaissances des salariés sur le sujet, de les outiller pour leur propre développement et d’expliquer comment la GPEC s’intègre dans leur parcours professionnel.
Il est également important d’encourager un dialogue ouvert et continu entre les managers et leurs équipes. Les managers doivent être formés à bien comprendre les enjeux de la GPEC afin de pouvoir répondre aux questions des employés et les guider dans leur développement professionnel. Pour renforcer l’engagement, l’entreprise peut organiser des ateliers participatifs où les salariés peuvent exprimer leurs attentes et co-construire des solutions avec leur manager.
Enfin, il est crucial de faire un suivi régulier des initiatives GPEC et de partager les résultats obtenus. Cela aide à maintenir l’intérêt des équipes, et à montrer que la GPEC est un processus vivant, qui évolue en fonction des besoins de l’entreprise et des aspirations des salariés. L’entreprise crée ainsi un environnement où chaque collaborateur se sent impliqué et soutenu dans son évolution professionnelle.
Quelle est la différence entre la GPEC et GEPP ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) et la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) sont deux concepts proches, mais distincts.
La GPEC est une approche stratégique visant à anticiper les besoins futurs de l’entreprise en matière de compétences et de ressources humaines, en tenant compte des évolutions économiques, technologiques, et organisationnelles. Elle se concentre sur l’alignement des compétences disponibles avec les objectifs de l’entreprise à moyen et long terme.
La GEPP, quant à elle, met davantage l’accent sur l’accompagnement des salariés dans leurs parcours professionnels, en facilitant leur mobilité interne et en développant leurs compétences pour répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise. La GEPP est donc une version plus opérationnelle et orientée vers l’individu de la GPEC, avec une attention particulière portée à la gestion des carrières et à la formation.
N’hésitez pas à consulter notre article sur la différence GPEC et GEPP pour en savoir plus sur le sujet.