Entretien professionnel : 5 étapes pour le réaliser et s’organiser

L’entretien professionnel est un moment important dans la vie d’une entreprise que ce soit pour les collaborateurs et pour le service RH. Cet entretien permet de mieux connaitre son entreprise et surtout l’ensemble des salariés. C’est un outil majeur qui permet de développer une stratégie RH efficace.

Voici 5 conseils pour bien réaliser vos campagnes d’entretien professionnel :

  1. Lister les collaborateurs devant réaliser un entretien professionnel
  2. Préparer sa trame d’entretien professionnel
  3. Gérer et planifier la campagne d’entretien
  4. Réaliser un suivi efficace des campagnes d’entretien professionnel
  5. Analyser les résultats

Lister les collaborateurs devant réaliser un entretien professionnel

Pour bien organiser son processus, il faut d’abord réaliser une liste complète des collaborateurs qui doivent réaliser un entretien professionnel. La loi oblige toutes les entreprises à faire passer un entretien professionnel à ses salariés, donc tous les collaborateurs doivent en recevoir un tous les deux ans. Cette période est idéale afin de mettre en place des projets, des missions, mais aussi des formations afin que le collaborateur soit intégré dans l’entreprise, et qu’il est aussi amélioré l’ensemble de ses compétences.

Basez vous sur la date d’embauche pour savoir quel collaborateur est concerné par un entretien.

Préparer sa trame d’entretien professionnel

Cette étape va déterminer la qualité de l’échange et des réponses que vos collaborateurs vous fourniront. Une bonne trame d’entretien vous permettra de trouver plus facilement des axes d’améliorations pour votre entreprise, et pour développer vos forces.

Côté collaborateur, une trame efficace lui permettra de s’exprimer plus facilement grâce à une guideline simple et compréhensible.

Pour vous aider dans la construction de vos trames d’entretien, vous pouvez suivre les points suivants :

Bilan de la période écoulée

Cette première partie est le moment idéal pour faire le bilan de ces deux dernières années, que ce soit au niveau des missions ou du bien-être global. Il est important d’évoquer aussi les points positifs et négatifs que le collaborateur a rencontrés durant cette période, les formations suivies et les nouvelles expertises apprises.

Laissez la parole aux collaborateurs afin qu’il puisse s’exprimer librement. Au niveau des questions, privilégiez des questions ouvertes pour obtenir des retours précis, couplés avec des échelles ou des questions fermées pour pouvoir quantifier et comparer les retours reçus.

Les perspectives d’évolution

Le but est de connaitre plus en détail les projets professionnels des salariés. Que ce soit pour évoquer une évolution, une mutation du travail, un besoin de formation, … Connaitre ces éléments va permettre au manager d’aider son équipe à réaliser leurs projets de vie professionnelle.

L’entretien professionnel n’a pour but de fixer des objectifs aux collaborateurs, mais de les accompagner dans leur avenir.

Le point de vue sur l’entreprise

Cette troisième section va se concentrer sur l’entreprise et sur la vision que les collaborateurs ont de celle-ci. Ils pourront évoquer des sujets comme la qualité de vie au travail, le poste de travail et plus globalement l’entreprise. Pour la direction ou pour les managers, il n’est pas toujours facile de connaitre les problèmes que peuvent rencontrer les salariés dans leur quotidien, l’entretien professionnel est un bon moyen de le découvrir.

Bilan de l’entretien

Le bilan de l’entretien professionnel est la dernière étape, elle permet de faire le point sur tout ce qui a été dit durant l’entretien. C’est un moment approprié pour évoquer des sujets non présents dans la trame ou oubliés par le collaborateur et le manager. La conclusion de l’entretien permet de donner un avis général sur l’échange, mais aussi sur les souhaits d’évolutions des salariés. C’est la partie la plus courte de l’entretien, elle se résume en deux ou trois questions.

Gérer et planifier la campagne d’entretien

Une fois vos trames complètent, il va falloir organiser vos campagnes d’entretiens et déterminer comment vous souhaitez les réaliser.

Définir les dates de début et de fin de la campagne d’entretiens professionnels

Deux options s’offrent à vous pour réaliser votre campagne d’entretiens professionnels :

  • Date anniversaire : Vous pouvez choisir la date d’embauche du salarié, l’entretien sera réalisé chaque année aux alentours de cette date. Cela implique que vos entretiens auront lieux tout au long de l’année.
  • Période définie : Cette option concentre la réalisation des entretiens sur une période définie (2 ou 3 mois par exemple). Cette méthode apporte un meilleur suivi pour les RH mais demande aux managers de dégager plus de temps dans leur emploi du temps.

Réaliser un suivi efficace des campagnes d’entretien professionnel

Une fois toutes ces étapes réalisées, votre campagne peut enfin être lancée. Toutefois, pour le ou les responsables de comptes, le plus important reste à faire ! Vous devez désormais réaliser un suivi poussé des entretiens.

Pour cela, il peut être intéressant d’utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation qui vous permet de suivre l’ensemble de vos campagnes d’entretiens, d’effectuer des relances pour vos managers et d’ajuster certains aspects pendant la campagne.

Analyser les résultats

La toute dernière étape et surement la plus importante : L’analyse de vos résultats.

Cette analyse va vous permettre d’évaluer les trois objectifs les plus importants dans la passation d’un entretien professionnel :

  • Quel collaborateur envisage une évolution professionnelle
  • Quelles sont les compétences manquantes ou qui sont mises en valeur au sein de mon entreprise ?
  • Est-ce que les managers ont la possibilité d’améliorer leur équipe ?

Une fois que vous aurez récolté toutes ces informations, vous pourrez mettre en place vos stratégies RH que ce soit pour la GPEC, mais aussi pour les formations de vos collaborateurs.

Utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation et de GPEC comme Skeely est l’idéal pour gagner du temps sur ces cinq étapes et surtout pour avoir un processus très développé et efficace. Avec Skeely, vous pourrez réaliser un suivi complet de tous vos entretiens, de la création de votre trame jusqu’à la mise en place de votre stratégie GPEC.

Nos derniers articles

Des questions sur Skeely ?

Notre équipe répondra à toutes vos questions

illustration de la réalisation d'entretien d'évaluation avec le logiciel skeely