C’est le début d’année, votre campagne d’entretien annuel est en cours, mais comme chaque année durant cette période, un problème suscite : vos collaborateurs ne complètent pas tous leurs trames d’entretiens ! Vous vous retrouvez donc avec des campagnes incomplètes en termes d’information, et un sentiment de désengagement de la part des salariés. Les entretiens annuels sont vitaux pour le développement de votre entreprise. Voyons ensemble comment faire pour convaincre vos collaborateurs de compléter leurs trames, et transformer vos entretiens en réel outil de management.
Rôle des entretiens annuels
L’entretien annuel est un moment privilégié entre un collaborateur et son manager qui a lieu une fois par an. Cet entretien dure environ 1 heure et a pour but de faire une rétrospective de l’année qui vient de s’écouler, puis de préparer les objectifs de l’année à venir. L’entretien annuel portent sur plusieurs sujets comme les missions et les projets, les objectifs, les compétences et le bien être du collaborateur au sein de la société.
C’est l’heure du bilan ! Vous devez évoquer tous les sujets que vous et votre collaborateur jugez importants. Ce moment est propice pour discuter des opportunités de développement. C’est une étape importante pour l’épanouissement professionnel des salariés.
Les entretiens qu’il soit annuel, professionnel, individuel, etc.. Sont tous des moyens pour engager vos collaborateurs dans les missions, mais également dans les objectifs de votre entreprise.
Pourquoi il n’y a pas 100% de réalisation d’entretien annuel ?
En France, en 2023, plus de 40% des salariés français ne réalisent pas d’entretiens annuels au sein de leur entreprise. Ce chiffre est d’autant plus vrai dans les plus petites sociétés. Cette pratique n’est encore si courante en France malgré son côté obligatoire. Plusieurs raisons peuvent expliquer cela que ce soit du côté des managers, mais surtout des collaborateurs.
Du côté des collaborateurs :
- Mauvaise connaissance de l’importance de cette pratique :
Certains employés peuvent ne pas saisir pleinement l’importance des entretiens annuels pour leur développement professionnel. Ils peuvent percevoir cela comme une formalité administrative plutôt qu’une opportunité de croissance. C’est donc au manager que revient la tâche de bien informer ses collaborateurs sur l’opportunité que relève cette pratique pour leur futur professionnel et sur leur bien-être au sein de l’entreprise.
- Crainte du jugement :
Certains collaborateurs peuvent craindre que l’entretien annuel soit axé uniquement sur leurs erreurs ou lacunes, plutôt que sur un échange constructif. Cette peur du jugement peut dissuader la participation active. Dans cette situation, l’entretien annuel devient un moment où le travail du collaborateur va être remis en question. C’est tout l’inverse ! Il doit être un moment d’échange unique où le salarié n’est pas jugé et où l’on met en avant son travail.
- Manque de clarté sur le processus :
Si les collaborateurs ne comprennent pas clairement le déroulement de l’entretien annuel, ils peuvent être hésitants à y participer. Le manque de transparence sur les attentes et les bénéfices peut créer une certaine réticence. Comme énoncé précédemment, les entretiens annuels ne sont pas encore répandus dans les entreprises, il est alors assez logique que ce ne soit pas ancré dans la culture des salariés.
- Culture d’entreprise peu orientée vers le développement :
Dans certaines entreprises, la culture peut ne pas mettre suffisamment l’accent sur le développement professionnel, ce qui peut entraîner un désintérêt général pour les entretiens annuels. La principale raison qui permet de convaincre ses collaborateurs de prendre au sérieux les entretiens, c’est le développement au sein de l’entreprise et de ses compétences. Si votre entreprise pousse ses salariés à se développer professionnellement, ils prendront les entretiens comme de réelles opportunités.
Du côté des managers :
- Manque de formation :
Certains managers peuvent ne pas être suffisamment formés pour mener des entretiens annuels de manière efficace. Le manque de compétences en communication, en évaluation de la performance et en gestion des ressources humaines, peut conduire à une sous-utilisation de cet outil.
- Charge de travail élevée :
Les managers peuvent être submergés par leurs responsabilités opérationnelles quotidiennes, ce qui peut les amener à négliger la planification et la réalisation des entretiens annuels. D’autant plus qu’il est très probable qu’un manager ait plusieurs collaborateurs dont il doit gérer les entretiens.
- Croyance en l’inefficacité :
Certains managers peuvent ne pas voir la valeur ajoutée des entretiens annuels et penser qu’ils sont trop chronophages par rapport aux bénéfices perçus. Cette croyance peut conduire à un manque d’engagement dans le processus et logiquement à un manque d’engagement pour les collaborateurs également.
Les différents moyens pour atteindre la pleine réalisation !
Créez une culture d’entreprise autour de l’importance de ses entretiens annuels
L’une des premières étapes pour garantir la réalisation de l’ensemble de vos campagnes d’entretiens annuels est de sensibiliser l’ensemble de l’organisation à leur importance. Les RH doivent insister auprès des différents managers qui font passer ces différents entretiens, sur l’utilité des campagnes pour eux ainsi que pour leurs collaborateurs. Cela passe par des sessions de sensibilisation ainsi que des formations sur ce sujet. Il est important de parler du côté humain de ces entretiens, mais surtout des biens faits en termes de développement professionnel.
Il est également important de doser la fréquence. Lorsque l’on part de 0 au sein d’une entreprise, il est vital de ne pas surcharger les collaborateurs avec une tonne d’entretiens. Cela peut faire perdre la valeur unique de ses entretiens auprès de vos collaborateurs.
Gagnez du temps pour vos managers en digitalisant vos process
La digitalisation de vos entretiens est surement l’une des étapes majeures, si vous souhaitez obtenir les 100% de réussites ! Il faut en finir avec Excel, ou pire : le format papier !
Le problème que pose ces deux méthodes va être dans l’analyse des résultats. Dans la majeure partie des cas, le contenu de ses entretiens finit au fond d’un tiroir et il n’est sorti que lors du prochain entretien (dans le meilleur des cas). La digitalisation de vos campagnes va vous permettre d’être proactif et de directement traiter les entretiens de vos collaborateurs ainsi que les data qui vont en découler.
La digitalisation des processus permettra aux gestionnaires de gagner du temps précieux en automatisant les tâches administratives, telles que la planification des entretiens, la collecte de feedback, et la génération de rapports. Ces outils simplifient également la gestion des calendriers et la communication entre les managers et les collaborateurs, rendant le processus plus fluide et efficace.
Pour ce faire, il existe des outils de gestion des talents ! On appelle ces différents logiciels des outils de gestion des entretiens et de la GPEC. Il en existe quelques-uns comme Skeely.
Digitaliser ses campagnes avec Skeely, va vous permettre de :
- Suivre vos campagnes sur des interfaces distinctes
- Relancer vos managers en quelques clics
- Utiliser la data pour mettre en place votre GPEC
Personnalisez vos entretiens !
Chaque collaborateur est unique, et il est essentiel de personnaliser les entretiens annuels en fonction de leurs besoins, de leurs objectifs et de leurs compétences. Cela peut paraitre bateau, mais ce n’est pas forcément évident dans toutes les entreprises. Apporter des spécificités à chaque collaborateur est majeur pour que chaque entretien soit le plus optimal possible. Vous devez inculquer à vos managers le fait d’adapter chaque entretien en fonction du profil de son collaborateur. Même si cela peut paraitre long et fastidieux, la personnalisation de vos entretiens permet à votre salarié de mieux appréhender cet entretien et surtout de se reconnaitre dans les questions et les sujets évoqués. Il va alors voir toute l’importance de ce rendez-vous si particulier !
Pour lutter contre le temps que peut vous prendre ce conseil, il est important de digitaliser vos trames d’entretiens pour pouvoir facilement les dupliquer et les personnaliser. Avec Skeely, vous pouvez personnaliser toutes vos trames en fonction du type d’entretien et du collaborateur que vous avez en face de vous.
Développez l’auto-évaluation du collaborateur en amont
L’entretien annuel c’est aussi une occasion unique, d’encouragez votre collaborateur à réfléchir sur ses propres compétences et ses propres performances. L’auto-évaluation est une technique de management très efficace pour voir si votre salarié connait réellement ses points forts ainsi que ses points faibles. Faire participer activement le collaborateur à son évaluation est une bonne méthode pour l’impliquer et lui donner envie de remplir la trame d’entretien.
Au-delà de simplement atteindre un fort pourcentage de réussite, cette démarche permettra des discussions beaucoup plus constructives lors de l’entretien. Les données que vous allez obtenir lors de cet échange vont être de meilleures qualités.
Écouter les attentes de vos salariés et les prendre en compte
Pour garantir que les entretiens annuels soient significatifs, il est essentiel d’écouter les attentes et les préoccupations des salariés. Organisez des séances de feedback ouvertes pour recueillir leurs opinions sur le processus d’évaluation et sur ce qu’ils aimeraient en retirer. Prenez en compte ces retours pour améliorer continuellement le processus et le rendre plus aligné sur les besoins des employés.
Mettre en place le processus d’évaluation en collaboration avec vos salariés, c’est le meilleur moyen de connaitre ce qu’ils attendent des entretiens annuels.
Ce qui est très important pour gagner la confiance de vos collaborateurs et leur montrer que ses entretiens sont utiles, c’est de prendre en compte les éléments évoqués durant ces derniers. Réaliser des entretiens annuels n’a aucun intérêt si aucun plan d’action n’est mis en place juste après. Le plan d’action a pour but de répondre aux attentes de l’entreprise, mais également et surtout ceux de vos collaborateurs. L’intérêt est de faire coïncider les objectifs de vos salariés avec ceux de votre structure.
En utilisant un logiciel d’entretien et de GPEC, vous pourrez directement utiliser les données de vos entretiens pour mettre en place une stratégie GPEC. Que ce soit pour préparer un plan de recrutement (avec le suivi du turn-over ou encore votre pyramide des âges) ou un plan de formation, ces logiciels vont être très intéressants.
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Créer un environnement de confiance et d’écoute pour votre collaborateur
Établir un climat de confiance est un point essentiel afin de créer un espace d’écoute active et/ou le respect mutuel est présent. Le collaborateur doit pouvoir s’exprimer librement et doit être libre d’évoquer tous les sujets pertinents. N’hésitez pas à le pousser à parler de certains sujets comme la QVT ou encore le management en place dans l’entreprise.
Inclure dans l’entretien annuel, une partie ou votre collaborateur évalue son manager, peut également être pertinent. On parle alors d’évaluation à 360°, qui est une technique de management pour mieux connaitre l’avis de l’ensemble des équipes sur les managers. C’est également un bon moyen de voir si la relation entre le collaborateur et le manager est solide.
Développer la culture de la formation et de l’évolution professionnelle
Pour les collaborateurs, les entretiens annuels ont surtout vocation à évoluer professionnellement. Que ce soit pour améliorer leurs compétences ou tout simplement pour évoluer au sein de l’entreprise, l’entretien annuel est censé répondre à ses attentes. Or, en France, seulement 32% des salariés ont reçu des formations au cours de la dernière année. Cette problématique vient à la fois des managers qui ne proposent pas assez à leurs collaborateurs la réalisation de formation, mais également les salariés qui ne les demandent pas. C’est la résultante d’une culture des compétences bien trop méconnue en France.
Pour remédier à ce problème, il est important d’inculquer la culture des compétences et des formations à l’ensemble de votre entreprise. Cela passe par l’intégration de questions liées aux formations dans les trames d’entretien annuel, mais également par des explications sur ce que cela peut apporter aux collaborateurs.
Logiquement, avec un vrai intérêt des salariés pour l’évolution professionnelle et la formation, l’entretien annuel deviendra un rendez-vous immanquable pour ces derniers.
3 raisons d’utiliser un outil pour ses entretiens annuels (mais il y en a beaucoup plus)
Utiliser un outil comme le logiciel Skeely, est un vrai plus pour obtenir un taux de participation très élevé à ses campagnes d’entretien annuel ou d’entretien professionnel. Les logiciels d’entretien et de GPEC vont vous permettre de gagner du temps en traitement et en suivi. Vous pourrez avoir une vision macro sur toutes les campagnes de votre entreprise. Pas convaincu ? Voici d’autres raisons :
- Digitaliser vos entretiens
Finis les trames en format papier ou les Excel de 500 lignes ! Avec un logiciel d’entretien, vous aurez plusieurs trames dans chaque campagne, que vous pourrez dupliquer et modifier en fonction de vos collaborateurs.
- Suivi de vos campagnes
Suivre vos entretiens est une réelle corvée lorsque l’on dépasse un certain nombre de collaborateurs dans votre entreprise. Avec un logiciel comme Skeely, vous avez accès à une interface distincte où vous avez les pourcentages de réalisations de vos campagnes et l’état de chaque campagne. Vous pouvez suivre l’avancement de chaque manager et les relancer en un seul clic ! C’est un bon moyen d’engager vos managers dans votre stratégie GPEC.
- Gestion des formations
La formation est l’un des points d’orgue des entretiens annuels ! Il est important de pouvoir identifier les besoins de chaque collaborateur. Centralisez et prioriser vos demandes de formations est essentielle pour bien mettre en place un plan de formation cohérent avec votre stratégie !