3, 2, 1 … Top départ ! Vos campagnes d’entretiens annuels sont lancées ! Les réunions annuelles sont cruciales pour l’entreprise. Elles offrent l’opportunité de parler de la gestion, de la tactique et des buts des employés. C’est une période essentielle de l’année. Pour vous aider à bien appréhender cette mission, nous vous avons concocté plusieurs conseils pour bien préparer et surtout réussir vos entretiens.
Définir les objectifs liés à vos entretiens annuels
Bien commencer la préparation de sa campagne d’entretien annuel passe par la définition des objectifs de vos entretiens. Pour ce faire, rien de plus simple, vous devez voir avec vos différents managers pour définir les différentes stratégies et actions que vous souhaitez mettre en place durant cette prochaine année. Il est important de fixer des objectifs à vos collaborateurs si vous souhaitez les challenger et les faire progresser. Évidemment, il est pertinent de faire coïncider les objectifs personnels de chaque salarié avec les objectifs de la société.
Vous pouvez également préparer en amont des actions que vous souhaitez mettre en place après vos entretiens. Nous ne vous demandons pas d’anticiper les demandes de vos collaborateurs, mais il y a certaines choses que vous pouvez anticiper. Par exemple, si vous savez que certains de vos collaborateurs sont en difficultés sur une compétence (vous pouvez le voir grâce à votre référentiel de compétences). Alors vous pouvez commencer à vous renseigner sur des formations liées à cette compétence. L’anticipation aura toujours un écho positif sur vos salariés qui pourront déduire que vous préparez bien chaque entretien.
Collaborez avec vos managers
Préparer sa campagne d’entretiens passe forcément par un travail collaboratif entre les différents services et surtout un travail d’équipe entre managers et services RH. Ils connaissent mieux que personne les collaborateurs de l’entreprise. Ils vont être les plus à même de vous aider sur la réalisation des trames d’entretiens. Vous devez également leur faire part de votre avis sur la campagne d’entretien et sur la stratégie mise en place. Ils vont pouvoir vous aider pour apporter des modifications et ajuster certains points.
La création de vos supports pour vos entretiens annuels
Par support, il faut sous-entendre les trames d’entretiens, mais également des documents de préparation que vous pouvez imprimer : présentation d’une ou plusieurs formations, cartographie des compétences ou tout autre élément que vous jugez pertinent. Pour vous aider à la réalisation de vos trames d’entretiens, voici un article sur ce sujet : Créer sa trame d’entretien
Certains logiciels d‘entretien annuel comme Skeely, vous fournissent des trames préconçues pour vous lancer sur la réalisation de vos premières campagnes.
Utilisez un plan de communication
La communication est très importante dans la création de sa campagne d’entretien annuel. Communiquer sur cette campagne auprès de vos collaborateurs, passe par un rappel sur les enjeux que représentent ces entretiens pour les salariés et pour l’entreprise.
Il se peut que quelques salariés ne comprennent pas totalement l’importance des entretiens annuels pour leur évolution de carrière. Ils peuvent voir cela comme une procédure bureaucratique plutôt qu’une chance de développement. Par conséquent, il incombe au responsable d’éclairer ses collaborateurs sur l’occasion que représente cette pratique pour leur avenir professionnel et leur bien-être dans l’entreprise. L’envoi de mail, les affiches, le face to face, à vous de connaitre quelles sont les pratiques de communication qui fonctionnent le mieux dans votre entreprise.
Planifier votre campagne d’entretien annuel
Le lancement de votre campagne est enfin prêt ! Désormais, il faut vous fixer une date de début et de fin, pour votre campagne. Dans la majorité des cas les campagnes vont de 1 à 3 mois en fonction de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité. Vous devez choisir des périodes plus calmes pour pouvoir vous consacrer à cette période. Il faut éviter les périodes de rush et évidemment les moments propices aux vacances (juillet/aout ou encore le mois de mai).
Pour bien démarrer sa campagne d’entretien, il est recommandé de bien suivre l’ordre logique qui est le suivant : commencer par les entretiens de vos managers. Il faut enchainer avec ceux de vos collaborateurs dans l’ordre hiérarchique de chaque service. Tous les managers qui ont des collaborateurs à faire passer en entretien doivent avoir réalisé leur entrevue en amont. En effet, dans la majorité des cas, les objectifs du manager vont comprendre des éléments en lien avec les collaborateurs.
Un entretien doit durer entre 1 heure et 1 h 30 pour pouvoir aborder tous les points importants avec votre collaborateur.
Faire un suivi complet de vos campagnes
Que ce soit pour suivre l’avancement de vos managers ou de suivre l’avancement global de votre campagne, vous devez obligatoirement avoir des indicateurs pour pouvoir faire des relances. Le but pour vous est d’atteindre 100% de vos entretiens annuels complétés (un chiffre plus que réalisable, mais pas assez atteint par certaines entreprises).
Le conseil que nous vous donnons est d’utiliser un logiciel d’entretien individuel comme Skeely pour suivre toute votre campagne. L’avantage d’un outil comme Skeely, c’est de pouvoir gérer ces 6 étapes en même temps ! Finis les tableaux Excel et les relances par mails longues et fastidieuses ! Avec Skeely, vous avez accès à vos trames et à une interface dédiée au suivi de vos campagnes d’entretiens annuels. Vous pouvez relancer directement vos managers par mail depuis le logiciel. Vous pouvez ainsi avoir une vision macro sur la réalisation de vos entretiens.
Si vous souhaitez des renseignements sur la gestion de vos entretiens, ça se passe par là 👇