Comment créer une trame d’entretien individuel annuel 

Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation annuel (ou entretien individuel), bien que facultatif, joue un rôle crucial dans la gestion des ressources humaines et le développement des salariés. Cet entretien est un moment privilégié pour le collaborateur et son manager de se retrouver dans un cadre formel afin de faire le bilan de l’année écoulée. Il permet au collaborateur d’exprimer ses attentes, ses aspirations, et ses éventuels besoins en termes de formation ou de développement professionnel. De son côté, le manager a l’opportunité de fournir un retour d’information structuré sur la performance du salarié, de clarifier les attentes spécifiques liées au poste, et de fixer des objectifs précis pour l’année à venir.

L’entretien annuel se distingue de la trame d’un entretien professionnel par son focus sur le court terme, en se concentrant sur des aspects tels que la réalisation des missions, les compétences acquises, et les améliorations nécessaires. Il permet aussi de renforcer la communication entre le salarié et le manager, d’identifier les points de satisfaction, ainsi que les éventuels obstacles à surmonter. Préparer son entretien annuel en amont est très important pour obtenir des campagnes d’évaluations efficaces.

Il est souvent recommandé de mener l’entretien annuel en complément de l’entretien professionnel, qui a lieu tous les deux ans et qui se concentre davantage sur les perspectives de carrière à long terme. En réalisant ces deux entretiens en parallèle, le manager s’assure d’avoir une vision complète et cohérente du développement de chaque collaborateur, en alignant les objectifs immédiats avec les ambitions à long terme. Cela favorise une progression harmonieuse et motivante pour le salarié, tout en garantissant que les compétences et les performances restent alignées avec les besoins stratégiques de l’entreprise.

Les objectifs principaux de l’entretien annuel

L’entretien annuel, comme son nom l’indique, se déroule tous les ans. L’objectif principal de l’entretien annuel d’évaluation est de faire le point sur ce qu’il s’est passé au cours de la dernière année écoulée. C’est aussi l’occasion de fixer les objectifs individuels ou collectifs pour les collaborateurs.

 Cette entrevue permet aussi de faire un état des lieux du cadre de travail et du ressenti des salariés sur leurs missions. C’est également l’occasion de connaître les besoins en compétences des salariés.

Certaines entreprises, à travers leur convention collective, peuvent rendre l’entretien annuel obligatoire pour tous les collaborateurs. Si c’est le cas, le salarié doit en être informé lors de son entretien d’embauche puis lors de la signature du contrat de travail.

Comment bien structurer la trame vos entretiens annuels ? 

Réaliser un bilan de l’année écoulée

Commencez l’entretien annuel par un bilan rétrospectif de l’année écoulée. Cette étape permet d’évaluer les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés lors de l’entretien précédent. Il est important de revisiter les projets réalisés, les défis rencontrés, et la manière dont le collaborateur a géré ces situations. Ce bilan doit être factuel et basé sur des données concrètes, permettant d’avoir une vision claire et objective de la performance globale du salarié. Ce retour sur l’année écoulée pose les bases pour une discussion constructive et orientée vers l’avenir.

Soulignez les réussites et compétences de vos collaborateurs

Une partie essentielle de l’entretien annuel consiste à reconnaître et à valoriser les réussites et les compétences du salarié. Soulignez les projets menés à bien, les compétences développées, et les efforts remarquables qui ont contribué au succès de l’équipe ou de l’entreprise. Cette reconnaissance renforce la motivation du collaborateur et lui donne confiance en ses capacités. C’est aussi l’occasion de discuter des compétences clés qui se sont révélées particulièrement utiles, et de réfléchir à comment les renforcer encore davantage pour l’avenir.

Identifiez les points d’amélioration et formations à proposer

Après avoir reconnu les réussites pendant l’entretien, il est important d’identifier les points d’amélioration. Cette partie de l’entretien doit être abordée avec tact et dans une optique de développement. Discutez des compétences ou des comportements qui pourraient être améliorés et proposez des solutions concrètes, comme des formations ou des mentorats, pour aider le collaborateur à progresser. L’objectif est de transformer les points faibles en opportunités de croissance, en alignant les besoins du collaborateur avec les objectifs de l’entreprise.

Fixer des objectifs SMART

Terminez l’entretien en fixant des objectifs pour l’année à venir en utilisant la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et Temporellement définis). Cette approche permet de définir des objectifs clairs et motivants, qui sont en phase avec les attentes de l’entreprise et les aspirations du collaborateur. Les objectifs SMART facilitent le suivi et l’évaluation des progrès tout au long de l’année, en offrant une feuille de route précise qui guide les actions du collaborateur. Fixer ses objectifs pendant l’entretien annuel permet de s’assurer que ces derniers sont non seulement ambitieux, mais également réalistes et atteignables, favorisant ainsi un engagement continu et des résultats tangibles pour le salarié et l’entreprise.

Bien choisir ses questions pour créer sa trame d’entretien individuel

Bien préparer son entretien annuel individuel passe par la réalisation d’une trame efficace qui comporte des questions pertinentes pour le collaborateur et le manager. Une des erreurs que font les managers en créant leur trame est de créer un seul modèle avec les mêmes questions pour tout le monde.

Le choix des questions doit se faire en fonction de plusieurs critères comme le métier, le service / le pôle dans lequel le collaborateur travaille, le niveau de poste occupé, etc.

Pour vous aider dans le choix des questions, utiliser des modèles de trame est une excellente base. Mais la personnalisation reste importante. Si vous n’adaptez pas vos questions au collaborateur que vous avez en face de vous, l’entretien risque d’être moins pertinent et l’analyse qui en découlera également. Les entretiens annuels sont très importants, il serait dommage de ne pas en profiter au maximum.

Quels types de questions poser lors de l’entretien annuel ?

Les questions ouvertes

Les questions ouvertes sont essentielles lors de l’entretien annuel, car elles encouragent le collaborateur à s’exprimer librement et à partager ses réflexions, ses ressentis, et ses idées.

Poser ces questions pendant l’entretien annuel d’évaluation permet d’obtenir des réponses détaillées, offrant ainsi un aperçu plus profond des expériences et des perspectives du salarié. Par exemple, des questions comme « Quels ont été vos plus grands défis cette année ? » ou « Comment évaluez-vous votre progression sur les objectifs fixés ? » invitent le collaborateur à réfléchir et à fournir des réponses complètes.

Les questions ouvertes pendant l’entretien favorisent également un dialogue constructif et permettent d’explorer des sujets que le collaborateur pourrait ne pas aborder spontanément. Elles sont donc cruciales pour une évaluation plus complète et une meilleure compréhension des attentes et des besoins du salarié.

Les questions fermées

Les questions fermées, en revanche, nécessitent des réponses brèves, souvent par « oui » ou « non », ou une sélection parmi des options précises. Elles sont utiles pour obtenir des informations spécifiques et factuelles lors de l’entretien annuel.

Par exemple, des questions telles que « Avez-vous suivi toutes les formations prévues cette année ? » ou « Êtes-vous satisfait de votre charge de travail actuelle ? » permettent de recueillir des données claires et concises. Elles sont efficaces pour valider des faits ou pour confirmer certains points abordés au cours de l’entretien.

Bien qu’elles limitent l’expression du collaborateur, elles sont un bon complément aux questions ouvertes, car elles permettent de structurer l’entretien et de s’assurer que tous les aspects essentiels sont abordés. Et rien de vous empêche de laisser un champ « commentaire » sous chaque question fermée pour laisser s’exprimer l’employé.

Des exemples de questions pertinentes pour sa trame d’entretien individuel

Il peut exister plusieurs types de questions dans une trame d’entretien annuel. Les premières vont souvent avoir pour thème ce qu’il s’est passé au cours d’une année :

• D’une façon générale, comment s’est déroulée l’année ?
• Comment jugez-vous l’implication professionnelle cette année ?

Les premières questions de l’entretien annuel seront plus globales, elles donneront un aperçu de l’année écoulée. Puis, plus vous avancerez dans la trame d’évaluation, plus vous irez dans le détail afin d’optimiser vos questions autour des compétences ou le métier :

• Quelles expertises avez-vous développées cette année ?
• Pensez-vous avoir atteint vos objectifs ?
• Comment pourrions-nous améliorer votre poste ?

Par la suite, le manager pourra noter si selon lui les objectifs de l’année ont été validés par le collaborateur. Il est intéressant de mettre en place chaque année des nouveaux objectifs pour l’année à venir, et d’évaluer ceux établis au précédent entretien annuel.

Enfin, vous pouvez ajouter une partie améliorations et suggestions envers l’entreprise, vous pourriez avoir d’excellentes surprises :

• Quelles sont vos propositions concrètes pour améliorer notre entreprise ?

Pour finir, il est essentiel de réaliser une partie sur le bilan général de l’entretien. Dans cette partie on trouvera l’avis du manager, l’évaluation de la performance ou encore l’évaluation du savoir-être. Cela permet de connaître l’avis des deux parties.

La validation de l’entretien

Faire valider l’entretien par le manager et le collaborateur est essentiel ! Car cela permet à chacun d’effectuer une relecture et de valider les réponses.

Sur papier, une signature permet de valider l’échange. Mais lorsque l’on utilise un logiciel d’entretien d’évaluation, il existe plusieurs niveaux de validation en voici 2 exemples :

• La validation simple : Le collaborateur et le manager coche une case attestant avoir validé l’échange.
• La signature électronique : Certifiant l’échange, elle apporte une valeur juridique à l’entretien venant d’être réalisé.

Comment bien conclure l’entretien annuel d’évaluation ?

Pour bien conclure, il est important de récapituler les points clés abordés lors de la discussion. Commencez par rappeler les réussites et les compétences que vous avez valorisées, ainsi que les axes d’amélioration identifiés.

Ensuite, confirmez les objectifs SMART fixés pour l’année à venir, en vous assurant que le collaborateur les a bien compris et qu’il se sent capable de les atteindre. C’est aussi le moment idéal pour recueillir les impressions finales du salarié, en lui demandant s’il a des questions ou des préoccupations supplémentaires.

Terminez sur une note positive en exprimant votre confiance dans sa capacité à réussir ces nouveaux défis et en renforçant son engagement. Enfin, convenez d’un suivi régulier pour faire le point sur les progrès réalisés, ce qui montre votre implication continue dans son développement professionnel.

Maintenant que vous êtes prêt à réaliser vos entretiens annuels d’évaluation, n’hésitez pas à consulter nos conseils pour bien réaliser un entretien professionnel.

Skeely vous aide dans la création de trames d’entretien individuel annuel

La création de trames peut prendre pas mal de temps surtout si vous êtes dans une entreprise avec énormément de postes et de services différents.  Il peut s’avérer intéressant d’utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation afin de vous faciliter la tâche.

Le logiciel d’entretien annuel Skeely vous met une dizaine de trames à disposition préconçue par nos soins. Vous avez aussi la possibilité de créer et de personnaliser vos trames à votre guise. En plus de la création de trames, Skeely vous donne la possibilité de passer et de suivre vos entretiens grâce à nos différents modules.

Notre logiciel propose jusqu’à trois modèles de validation et notamment la signature électronique qui vous permet d’avoir une certification juridique officielle.