Pour faire face à l’évolution rapide de votre entreprise et adapter vos Ressources Humaines dans cette évolution, la mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est indispensable. Voici les clés pour réussir ce projet en 6 étapes.
Etape 1 : Dresser un état des lieux de votre entreprise
Cette première étape permet de réaliser une analyse complète de votre société. Cela consiste à bien comprendre la stratégie à moyen et long terme ainsi que l’environnement concurrentiel, technologique et réglementaire de celle-ci.
C’est le moment de répertorier ce qui est déjà existant concernant d’un côté les métiers, et profils de vos collaborateurs. Et de l’autre, les outils déjà en place dans le cadre de la gestion des ressources humaines. L’objectif ? Etablir un état des lieux de vos besoins en matière d’emplois et compétences, afin de définir au mieux toutes les décisions stratégiques.
Etape 2 : Définition de votre organisation cible
L’organisation cible est l’organisation que vous visez à terme. Mais quels sont les potentiels changements entre l’existant et cette future organisation ?
- Les emplois : Apparition, disparition ou restructuration de certains.
- Les activités : Apparition et/ou disparition de certaines, avec des croissances ou des baisses de charge.
- L’organisation : Apparition, disparition, ou restructuration de certains services, du management etc…
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Etape 3 : Identifier les besoins de l’entreprise
Après cet autodiagnostic, « le référentiel métiers et compétences » vous permettra d’identifier les écarts entre les compétences dont disposent vos collaborateurs et celles attendues pour les emplois de demain. Le but ? Mettre en lumière vos besoins principaux concernant vos Ressources humaines. C’est à cette étape que vous pouvez vous questionner :
« Les fiches de poste sont-elles à jour ? De quelles nouvelles compétences techniques et comportementales ce pôle a besoin ? Faut-il accroître les formations ? Les salariés sont-ils à l’aise à leurs postes en fonction de leurs compétences ? »
Autant de questions qui vous permettront de définir vos projets et d’améliorer votre structure en profondeur.
La « pyramide des âges », quant à elle, permettra de définir le schéma de l’entreprise. Ainsi vous pourrez prévoir des évolutions au niveau des compétences ou anticiper les besoins et transferts de savoir-faire, face à certains départs en retraite.
Etape 4 : La construction de la démarche GPEC
Il est ensuite temps d’établir un plan d’action pour atteindre vos futurs besoins et compétences.
Plusieurs démarches peuvent être mises en place :
- Enrichir les entretiens annuels et professionnels en intégrant des questions sur les ambitions de mobilité interne et de compétences à développer, des salariés
- Identifier les recrutements indispensables en externe et la façon de les maximiser (plan de recrutement, détail fiche de poste, outil de sélection (ATS)…)
- Proposer des formations aux collaborateurs qui souhaitent monter en compétences.
- Mettre en place la validation des acquis par l’expérience.
Etape 5 : Déployer la démarche GPEC
Lorsque le plan d’action est validé, il est temps de déployer la GPEC ! Et pour cela il est nécessaire de communiquer autour de celle-ci, auprès de tous les acteurs de votre société :
- Les managers. Ils ont pour rôle d’identifier et d’évaluer les compétences. De gérer les carrières, les évolutions, les recrutements, de répondre aux besoins et de prendre en compte les ambitions de chacun. Ils sont les modèles de cette démarche et ont le devoir de communiquer à ce sujet.
- Les salariés. Puisqu’il s’agit là de les faire évoluer par l’approfondissement de leurs compétences. Ils peuvent bénéficier de formations, dont ils sont acteurs.
- Les RH. C’est un soutien au niveau de la communication du déploiement de la GPEC. Les ressources humaines jouent un rôle dans la conception des besoins, la construction et le suivi du plan d’action.
- Sans oublier les organisations syndicales, le CSE etc…
Etape 6 : Mesurer la démarche GPEC
Pour mesurer l’avancée de votre GPEC, vous pouvez établir des points à court, moyen et long terme.
Pour vous aider des logiciels dédiés aux entretiens d’évaluation et à la GPEC existent.
Par exemple, Skeely notre logiciel d’entretien d’évaluation dans lequel est intégré un module de GPEC peut vous accompagner avec diverses fonctionnalités comme :
- La gestion des entretiens annuels, professionnels, forfait jours, …
- Un module d’analyse des besoins de formations
- La cartographie des compétences au sein de l’entreprise
- Un prévisionnel du turn over (départ à la retraite, etc)
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