Entretien professionnel obligatoire : Quelles actions pour éviter la sanction ?

On connaît surtout l’entretien annuel qui a pour but de faire une rétrospective sur l’année écoulée, de fixer les objectifs pour l’année à venir, de faire un point sur le poste, les missions, les ambitions, la mobilité du collaborateur. Cet entretien est souvent assimilé à une évaluation. Il n’est pas obligatoire, mais reste un moment clef d’échange entre manager et collaborateur. A l’inverse, l’entretien professionnel, est bien moins connu par les collaborateurs ainsi que les managers alors qu’il est obligatoire pour toutes les entreprises depuis 2014.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel : il doit se dérouler tous les 2 ans et est obligatoire depuis le 5 mars 2014.

C’est un entretien qui doit se concentrer sur les projets du collaborateur en termes d’évolution et de formation, sur son parcours dans l’entreprise ainsi que les compétences maîtrisées et à développer. A la fin de l’entretien professionnel, il doit en résulter un plan d’action.

Depuis son instauration le 5 mars 2014, l’entretien professionnel est devenu un élément incontournable dans le paysage RH français. Contrairement à l’entretien d’évaluation qui se focalise sur les performances passées et les objectifs à court terme, l’entretien professionnel s’oriente vers l’avenir du salarié au sein de l’entreprise. Il sert de tremplin pour aborder les aspirations professionnelles, les compétences déjà acquises ainsi que celles qui nécessitent un développement. Il s’agit également d’une plateforme idéale pour aligner les attentes de l’entreprise avec les objectifs personnels du collaborateur, favorisant ainsi une évolution harmonieuse et mutuellement bénéfique.

Au cours de cet échange, employeur et salarié prennent le temps de bâtir un plan d’action concret, destiné à renforcer l’employabilité du salarié tout en répondant aux besoins stratégiques de l’organisation. C’est pourquoi l’entretien professionnel revêt une importance cruciale : non seulement il contribue à la fidélisation des talents, mais il participe également à la dynamique positive de l’entreprise. Afin de garantir un bénéfice maximal, l’entretien doit être soigneusement préparée et documentée. Ainsi, entreprises et employés évitent les sanctions potentielles pour non-conformité, tout en s’engageant dans un processus de développement continu. La transmission des informations est aussi l’un des points clés de cet entretien. 

Que dit la loi ?

L’entretien professionnel est obligatoire depuis le 5 mars 2014. Cet entretien, concernant tous les salariés, s’articule autour des perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Sauf en cas d’accord collectif prévoyant une périodicité différente, il est réalisé tous les 2 ans.
Tous les 6 ans, l’entretien « d’état des lieux » permet de faire le bilan sur le parcours professionnel du salarié. Cette durée de 6 ans s’apprécie par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise. 

À noter : En cas de non-respect des obligations de formation, les entreprises de 50 salariés et plus, doivent abonder le compte personnel de formation (CPF) d’un montant de 3 000 €, pour un salarié à temps complet ou à temps partiel. Dans ce contexte de crise, l’application de cet abondement correctif a été reporté au 1er octobre 2021. Les collaborateurs ont évidemment le droit de vous demander plus d’entretiens si le besoin le demande mais ils ne sont pas forcément obligatoire dans les lois.

Les objectifs de l’entretien professionnel 

L’entretien professionnel se distingue avant tout par ses objectifs axés sur le développement futur du salarié au sein de l’entreprise.

1. Valorisation et développement des compétences : L’un des premiers objectifs de cet entretien est de dresser un bilan des compétences maîtrisées par le salarié et d’identifier celles qui nécessitent un développement. Cela sert de point de départ pour élaborer des parcours de formation adaptés, garantissant ainsi que chaque employé puisse évoluer dans ses fonctions et s’adapter aux changements technologiques et économiques.

2. Accompagnement dans le parcours professionnel : Un autre objectif clé est d’accompagner le collaborateur dans son parcours professionnel. L’entretien professionnel offre un espace pour discuter des aspirations de carrière du salarié, envisageant des mobilités internes ou des promotions. Cette perspective à long terme sert à renforcer l’engagement et la motivation des employés, en alignant leurs objectifs personnels avec ceux de l’entreprise.

3. Anticipation des besoins de l’entreprise : L’entretien professionnel est également un outil stratégique pour l’entreprise. En anticipant les aspirations et les besoins en compétences de leurs collaborateurs, les responsables RH peuvent mieux planifier les formations à mettre en place et ainsi répondre aux évolutions du marché.

4. Préparation de l’entretien de bilan à six ans : Tous les six ans, l’entretien professionnel se transforme en un bilan approfondi, où il est vérifié que le salarié a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification par la formation ou l’expérience, et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

En résumé, l’entretien professionnel vise à créer un cadre gagnant-gagnant, où le salarié se sent soutenu et valorisé dans sa carrière, tandis que l’entreprise se dote des compétences nécessaires pour sa pérennité et son développement.

Les différents types d’entretiens entre le manager et le salarié

L’état des lieux

C’est un bilan récapitulatif pour le 3ème entretien professionnel, il permet de valider que l’employeur accompagne son collaborateur dans sa carrière. L’état des lieux (ou entretien de carrière) doit comporter 3 points d’évaluation obligatoires :

• Suivi au moins une formation
• Acquis des éléments de certification (Diplôme, VAE…)
• Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle

L’entretien annuel 

L’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous incontournable qui se concentre sur l’évaluation de la performance du salarié sur l’année écoulée. Il s’agit d’un moment privilégié pour passer en revue les objectifs fixés lors de l’entretien précédent, évaluer leur atteinte, et fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir. C’est aussi l’occasion d’aborder d’autres aspects tels que les compétences, le comportement et les valeurs, permettant ainsi de donner un retour d’information complet au salarié. En plus de fournir un cadre pour la reconnaissance des réussites, cet entretien offre également une plateforme pour identifier les besoins en développement et aborder d’éventuels ajustements de rémunération. 

L’entretien individuel 

Ce type d’entretien est souvent plus informel et peut être organisé à la demande du salarié ou de l’employeur. Il se concentre sur des sujets spécifiques tels que des projets en cours, des problèmes rencontrés par le salarié, ou des points de progrès détectés en cours d’année. Cela permet une communication ouverte et régulière, renforçant la relation de confiance entre le salarié et son manager. L’entretien individuel joue un rôle crucial dans la gestion proactive des équipes, facilitant l’identification rapide des préoccupations et des opportunités.

L’entretien de retour de congé longue durée 

Suite à un congé de longue durée, tel qu’un congé maternité, un congé maladie ou un congé sabbatique, l’entretien de retour est crucial pour réintégrer le salarié dans l’environnement de travail. Cet entretien vise à faire un point sur les nouveaux projets et les évolutions survenues durant l’absence du salarié, tout en abordant ses besoins spécifiques pour faciliter son retour, comme des ajustements possibles du poste de travail ou un besoin de formation. Il s’agit d’une étape clé pour assurer une réintégration harmonieuse et maintenir l’engagement du salarié. 

L’entretien d’intégration 

L’entretien d’intégration est conçu pour aider les nouveaux arrivants à s’adapter à leur nouvel environnement de travail. Mené généralement quelques semaines après l’arrivée du salarié, cet entretien vise à vérifier comment le salarié vit son intégration, à répondre à ses questions, et à évaluer si des formations ou des ajustements sont nécessaires. C’est aussi le moment de renforcer la compréhension des valeurs de l’entreprise, de sa culture, et de ses attentes, garantissant ainsi que le salarié débute son parcours sur de bonnes bases.

Chaque type d’entretien contribue, à sa manière, à la gestion efficace et humaine des ressources de l’entreprise, favorisant une communication continue et un alignement stratégique entre les employés et leur organisation.

Entretien professionnel : entrez dans la démarche

Au-delà du cadre juridique, ces entretiens sont de réels leviers de management et d’accompagnement au développement des compétences des collaborateurs. Nous vous conseillons de créer votre propre trame d’entretien professionnel. 

Il permet d’anticiper l’obsolescence des compétences de certains métiers. Il est aussi possible de mettre en place une GPEC éclairée avec la participation des premiers concernés : les salariés.

Donner du sens au projet de l’entreprise, c’est aussi inscrire ses collaborateurs dans une vision partagée à moyen mais aussi à long terme de leurs carrières.

Des outils participatifs et structurants sont disponibles pour accompagner l’entreprise dans sa gestion et son suivi. Pour le collaborateur, l’accès à une plateforme dédiée permet de s’engager plus facilement dans la démarche et de pouvoir accéder à son suivi. Par exemple, l’outil d’entretien d’évaluation Skeely permet de répondre à ses différentes problématiques.

Pourquoi utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation ? 

Utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation présente de nombreux avantages qui vont bien au-delà de la simple facilitation administrative. Premièrement, il permet de centraliser et d’organiser toutes les informations liées aux entretiens, garantissant ainsi une traçabilité et une cohérence des données.

Cela se traduit par un gain de temps considérable pour les responsables RH et les managers, qui peuvent accéder rapidement aux historiques d’entretien et aux plans d’action convenus. Deuxièmement, un tel logiciel offre généralement des fonctionnalités d’automatisation et de personnalisation. Les rappels automatiques pour les dates d’entretien, les formulaires personnalisés adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise, et les modèles de rapport pré-construits, simplifient grandement le processus de préparation et de conduite des entretiens.

Enfin, l’utilisation d’un logiciel d’entretien d’évaluation favorise une approche structurée et objective, en fournissant des outils d’analyse et de comparaison permettant de mieux évaluer les performances et les potentiels de chaque collaborateur. En facilitant la communication et le suivi des objectifs, le logiciel soutient une gestion proactive des talents, contribuant ainsi à une meilleure performance globale de l’entreprise.