Entretien annuel d’évaluation : définition et déroulement

L’entretien annuel d’évaluation est souvent vu comme un passage obligé dans la vie d’une entreprise, mais bien mené, il se transforme en un outil puissant pour motiver les équipes et aligner les objectifs individuels avec les stratégies globales de l’organisation. Ce moment d’échange, qui peut sembler formel, est en réalité une chance pour chaque salarié de prendre un temps de réflexion sur son parcours, ses succès et les défis rencontrés durant l’année.

Dans un contexte où la gestion des carrières devient de plus en plus une co-construction entre l’employé et le manager, l’entretien annuel s’inscrit parfaitement dans les démarches de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Cela ne se limite pas à une simple évaluation de performance ; c’est aussi un moment privilégié pour discuter des aspirations professionnelles du salarié, envisager des formations pour combler d’éventuelles lacunes ou encore planifier des évolutions de carrière.

L’objectif ? S’assurer que chacun, à son niveau, puisse contribuer de manière optimale aux objectifs de l’entreprise tout en trouvant un épanouissement personnel et professionnel. Ces discussions permettent de mettre en lumière les talents et les potentiels, mais aussi de prévenir les situations où le salarié pourrait se sentir moins impliqué ou moins efficace.

Pour que cet entretien soit réellement bénéfique, il doit être mené dans un esprit d’ouverture et de dialogue. Il ne s’agit pas seulement de cocher des cases ou de remplir des formulaires, mais de comprendre les besoins, les attentes et parfois même les non-dits des collaborateurs.

Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation est une rencontre formelle entre un employé et son manager, généralement organisée une fois par an. Cet entretien a pour objectif principal d’évaluer les performances de l’employé durant l’année écoulée, de discuter des objectifs atteints, des difficultés rencontrées et des axes d’amélioration. C’est également l’occasion de définir ensemble les objectifs pour l’année à venir et de planifier les besoins en formation pour soutenir le développement professionnel du collaborateur. C’est également un moment pour fournir des informations descendantes. 

Au-delà de l’évaluation des réussites et des difficultés cet entretien permet d’ouvrir un dialogue constructif entre le salarié et la direction. Il favorise la communication, aide à clarifier les attentes des deux parties et permet de s’assurer que les objectifs personnels du salarié s’alignent avec la vision et les besoins stratégiques de l’entreprise.

L’entretien annuel d’évaluation joue donc un rôle crucial dans la gestion des ressources humaines, car il contribue directement à l’engagement et à la motivation des employés, tout en alignant leurs propres objectifs avec les objectifs globaux de l’organisation.

L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?

L’obligation de réaliser un entretien annuel d’évaluation dépend largement des politiques internes de l’entreprise ainsi que de la législation du pays concerné. En France, il n’y a aucune loi sur l’entretien annuel d’évaluation en lui-même, ce n’est pas une obligation légale. En revanche, certaines conventions collectives ou accords de branche peuvent le rendre obligatoire. De plus, la loi relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale de 2014 impose aux entreprises de réaliser un entretien professionnel tous les deux ans, qui est distinct mais souvent confondu avec l’entretien d’évaluation.

Cet entretien professionnel doit notamment faire un point sur le parcours professionnel du salarié, discuter de ses perspectives d’évolution, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Il est donc important de vérifier les spécificités liées à votre secteur d’activité et les éventuelles obligations contractuelles ou conventionnelles qui pourraient s’appliquer à votre organisation.

Dans les entreprises où il n’est pas rendu obligatoire par la loi ou par accord, l’entretien annuel d’évaluation reste une pratique très recommandée. Il sert à renforcer le lien entre employés et gestionnaires, à clarifier les attentes de chacun et à planifier le développement futur des compétences.

En résumé, même s’il n’est pas toujours obligatoire, il est considéré comme une composante essentielle de la gestion moderne des ressources humaines. 

Quand a lieu l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation se tient généralement à la fin de l’année civile ou de l’année fiscale de l’entreprise, permettant ainsi de réviser les performances de l’année écoulée et de fixer des objectifs pour l’année suivante. Toutefois, la planification exacte peut varier selon l’organisation, certains préférant aligner ces entretiens avec l’anniversaire de l’embauche de chaque salarié ou à un autre moment stratégique.

Le choix du moment de l’entretien peut dépendre de plusieurs facteurs, comme les cycles de budget de l’entreprise, les périodes de planification stratégique, ou encore les exigences spécifiques du secteur d’activité. Il est crucial que ces entretiens soient programmés à un moment où le superviseur et l’employé peuvent se consacrer pleinement à la discussion, sans distractions ou pressions extérieures.

Certaines entreprises optent pour des mini-évaluations ou des suivis plus fréquents, tels que des entretiens trimestriels, pour maintenir un dialogue continu sur les objectifs de l’entreprise et du collaborateur. 

Quelle est l’utilité de l’entretien annuel d’évaluation ? 

Réaliser un bilan de fin d’année

L’entretien annuel d’évaluation commence typiquement par un bilan de fin d’année. Ce bilan est l’occasion de discuter des succès et des défis rencontrés par l’employé au cours de l’année. Il permet d’évaluer le travail du salarié par rapport aux objectifs préalablement fixés et d’analyser les éventuels écarts. Cette rétrospective est cruciale car elle aide à comprendre dans quelles mesures les objectifs ont été atteints et quelles leçons peuvent être tirées pour l’amélioration continue. C’est également un moment pour reconnaître et valoriser les contributions de l’employé, renforçant ainsi son engagement et sa motivation.

Conséquences de l’entretien annuel d’évaluation

Les conséquences de l’entretien annuel d’évaluation sont multiples et impactent tant la gestion individuelle que collective des ressources humaines. Suite à cet entretien, plusieurs actions peuvent être prises :

• Définition de nouveaux objectifs : Avec le bilan réalisé au cours de l’entretien, vous pourrez définir de nouveaux objectifs pour l’année à venir. C’est aussi le bon moment pour les réajuster par rapports aux échecs/réussites de l’année passé mais aussi pour les faire concordé avec ceux de l’entreprise. 

• Plan de développement personnel : Un plan de développement est souvent mis en place pour pallier les lacunes identifiées lors de l’évaluation. Cela peut inclure des formations, des ateliers ou des missions spécifiques visant à développer certaines compétences.

• Décisions de carrière : L’entretien peut mener à des décisions importantes concernant la progression de carrière du collaborateur, comme des promotions, des mutations ou même des reconversions professionnelles.

• Réalignement des ressources : Sur un plan plus global, les entretiens d’évaluation permettent de réajuster les ressources humaines en fonction des besoins actuels et futurs de l’organisation, facilitant ainsi la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Comment se déroule l’entretien annuel ?

Bilan de performance du salarié 

Le bilan de performance est la première étape de l’entretien annuel. Il s’agit d’une évaluation des réalisations du salarié par rapport aux objectifs qui lui avaient été fixés à l’entretien précédent. Ce bilan couvre différents aspects tels que la qualité du travail, le respect des délais, la contribution aux projets d’équipe, et la capacité à innover et à s’adapter aux changements. Des KPI sont souvent utilisés pour quantifier objectivement ces aspects. Il est important que cette évaluation soit menée de manière équilibrée, reconnaissant les succès tout en identifiant les domaines d’amélioration possibles.

Exemple :  

• Comment jugez-vous votre implication professionnelle cette année (disponibilité,
  adaptation, motivation, etc.
• Comment évaluez-vous votre savoir-faire ?
• Comment évaluez-vous votre savoir-être ?

Objectifs fixés

Suite à cela, l’entretien se poursuit par la définition d’objectifs pour l’année à venir. Les objectifs fixés lors de l’entretien annuel d’évaluation, doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) pour garantir qu’ils sont clairs et réalisables. Cette étape est cruciale car elle oriente les efforts du salarié pour l’année suivante et aligne ses actions avec les stratégies plus larges de l’entreprise. Les objectifs peuvent inclure des aspects tels que l’amélioration de compétences spécifiques, l’atteinte de résultats quantitatifs ou qualitatifs, ou encore la contribution à des projets spéciaux. Il est recommandé que ces objectifs soient co-construits pour garantir l’engagement du salarié.

Exemple :

• Pensez-vous avoir atteint vos objectifs
• Suivi des objectifs en cours 
• Nouveaux objectifs à réalisés

Perspective d’évolution du salarié

La perspective d’évolution est un aspect fondamental de l’entretien annuel. Cette partie est dédiée à la discussion des possibilités de développement professionnel et de progression de carrière du salarié. Selon les performances et les aspirations du salarié, ainsi que les besoins et les opportunités au sein de l’entreprise, diverses options peuvent être explorées. Cela peut inclure des promotions, des formations supplémentaires, des changements de poste ou l’accès à des projets spéciaux. Cette discussion doit aussi prendre en compte le bien-être du salarié et ses attentes personnelles pour s’assurer que les plans de carrière proposés sont en accord avec ses désirs et motivations personnelles.

Exemple : 

• Votre rôle dans l’équipe a-t-il évolué cette année ? (mission, périmètre,
  responsabilités)
• Est-ce que vous souhaitez participer à des formations ? Lesquelles ? 
• Quelles compétences souhaitez-vous renforcer ? 

Bilan général 

Le bilan général de l’entretien annuel d’évaluation sert de récapitulatif des discussions précédentes et pose les bases pour les actions futures. C’est une synthèse où employeur et employé partagent leurs perspectives globales sur l’année écoulée et les attentes pour l’année à venir. Ce bilan permet également de réaliser des feedbacks mutuels entre le collaborateur et son manager. C’est également une phase d’engagement.

Exemple : 

• L’avis général du manager
• Évaluation de la performance
• Évaluation du savoir-être

Comment préparer l’entretien annuel d’évaluation de ses équipes ? 

Préparation du déroulé de l’entretien et questions

La préparation est une étape clé pour garantir l’efficacité de l’entretien annuel d’évaluation. Avant la rencontre, il est important que le manager créer sa trame d’entretien annuel, incluant les sujets à aborder et les questions spécifiques à poser. Cette préparation implique de revoir les performances passées du salarié, les objectifs précédemment fixés, ainsi que tout feedback pertinent recueilli au cours de l’année. Les questions doivent être ouvertes et ciblées, conçues pour encourager une discussion honnête et constructive. Par exemple, des questions comme « Quels sont les projets que vous avez trouvés les plus gratifiants cette année ? » ou « Quels défis avez-vous rencontrés et comment les avez-vous surmontés ? » peuvent révéler des insights précieux.

Convocation du salarié à l’entretien annuel

La convocation à l’entretien annuel doit être faite de manière formelle et respectueuse, en donnant au salarié suffisamment de temps pour se préparer. Il est recommandé de notifier le salarié au moins deux semaines à l’avance, en précisant la date, l’heure et le lieu de l’entretien, ainsi que les objectifs de la rencontre. Cette approche permet au salarié de préparer ses propres points de discussion, ses questions et ses commentaires sur ses performances et ses aspirations futures. Une bonne pratique consiste également à encourager le salarié à réfléchir à ses propres objectifs pour l’année à venir, ce qui rendra l’entretien plus interactif et centré sur le développement personnel.

Compte rendu de l’entretien

Après l’entretien, il est essentiel de rédiger un compte rendu qui capture fidèlement les discussions, les décisions prises et les engagements des deux parties. Ce document doit inclure un résumé des points clés abordés, les objectifs fixés pour l’année à venir, ainsi que les plans de développement personnel et professionnel convenus. Le compte rendu doit être partagé avec le salarié pour assurer transparence et accord mutuel sur ce qui a été discuté. Cela sert également de document de référence pour les entretiens futurs et aide à suivre les progrès du salarié au fil du temps.

Accompagner le salarié pour la suite 

L’accompagnement post-entretien est crucial pour maintenir l’engagement et la motivation du salarié. Cela inclut le suivi régulier des progrès par rapport aux objectifs fixés et l’offre de soutien continu pour le développement des compétences du salarié. Les managers doivent rester accessibles et ouverts au dialogue, prêts à fournir des ressources supplémentaires, des formations ou des conseils au besoin. Organiser des points de contrôle périodiques peut également aider à garantir que le salarié reste sur la bonne voie et se sent soutenu dans ses efforts pour atteindre ses objectifs professionnels. Cette approche favorise une culture d’amélioration continue et renforce l’engagement du salarié envers son rôle et l’entreprise. 

Préparer l’entretien annuel d’évaluation efficacement, permet au manager et au collaborateur, d’arriver chacun à son but. 

FAQ : entretien annuel d’évaluation

Est-il obligatoire d’assister à l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation n’est pas juridiquement obligatoire en France, mais il est fortement recommandé et largement adopté dans la plupart des entreprises. Il fait souvent partie intégrante de la vie d’une entreprise et peut être rendu obligatoire par les conventions collectives ou les accords d’entreprise. Les salariés sont généralement tenus d’y participer, sauf cas exceptionnels. 

Quelles sont les questions à poser lors de l’entretien annuel ?

Lors de l’entretien annuel, il est important de poser des questions qui encouragent le dialogue et la réflexion pour une évaluation efficace. Voici quelques exemples de questions pertinentes :

Performance globale :

• « Pouvez-vous me parler des succès que vous avez rencontrés cette année ?
• Quels défis avez-vous dû surmonter ? »

Objectifs :

• Quels objectifs aviez-vous fixés pour l’année écoulée ? 
• Dans quelle mesure pensez-vous les avoir atteints ? »

Développement professionnel :

• « Quelles compétences souhaitez-vous développer ou améliorer ?
• Y a-t-il des formations ou des ressources qui vous intéresseraient ? »

Feedback 

• « Comment pourrais-je mieux vous soutenir dans votre rôle et votre développement professionnel ? »

Attentes et aspirations futures :

• « Quelles sont vos aspirations pour l’année à venir ?
• Y a-t-il des projets spécifiques sur lesquels vous aimeriez travailler ? »