Etude de cas – Logiciel d’entretien d’évaluation
BizzDev, entreprise IT belge de 50 collaborateurs, a implémenté Skeely en avril 2024 pour digitaliser et centraliser ses processus RH. Le but était de permettre une meilleure gestion des entretiens, des objectifs et des compétences, tout en bénéficiant d’un accompagnement personnalisé pour soutenir sa croissance et sa professionnalisation.
Valentine Verdonck est directrice générale adjointe chez BizzDev, une entreprise belge spécialisée dans l’IT. Sa fonction, créée pour accompagner la croissance et la professionnalisation de la société, joue un rôle stratégique et transversal. Elle coordonne l’organisation interne, de la structuration RH à la planification des projets, en passant par la mise en synergie des équipes commerciales, techniques, administratives et financières. Véritable référente RH au sein de BizzDev, Valentine a notamment piloté la mise en place de Skeely, afin de digitaliser et simplifier la gestion des collaborateurs – un enjeu clé pour l’entreprise qui compte aujourd’hui une cinquantaine de salariés et qui s’est récemment dotée des certifications ISO 9001 et 27001.
"Le premier bénéfice, c'est clairement la préparation [...] il y a vraiment le nombre de collaborateurs qui préparent leurs entretiens qui augmente, car l'outil est plus convivial que les précédents supports."
La mise en place de Skeely chez BizzDev répondait à plusieurs enjeux liés à la croissance et à la professionnalisation de l’entreprise. Comme l’explique Valentine Verdonck, l’organisation était passée d’un mode de gestion familial et convivial à une structure plus formalisée, notamment avec l’obtention des certifications ISO.
Jusqu’alors, l’ensemble du processus RH pour une cinquantaine de collaborateurs était géré manuellement. Valentine souligne : « je gérais tout à la mano avec des outils que personne n’aurait approuvé dans mon entreprise, donc des Excels en grande partie ». Avec la multiplication des étapes à suivre — formations, objectifs, entretiens — cette approche devenait de plus en plus lourde et difficile à maintenir.
L’éparpillement des données RH constituait un autre frein majeur. En tant que seule coordinatrice RH, Valentine avait besoin « d’un outil transversal pour soutenir le processus RH et centraliser l’information » : une condition essentielle pour gagner en efficacité et fiabilité.
L’obtention des certifications ISO imposait à BizzDev de maintenir une cartographie précise des compétences. Jusqu’ici, celle-ci se présentait sous la forme d’« un Excel complètement imbuvable que personne ne complétait ». Une solution plus engageante et fonctionnelle devenait indispensable pour répondre aux exigences de conformité.
Enfin, BizzDev fonctionne selon une organisation assez horizontale, avec souvent plusieurs managers impliqués dans le suivi d’un même collaborateur. Ce modèle nécessitait un outil suffisamment flexible en matière de droits d’accès et d’administration.
Le choix de Skeely s’est appuyé sur plusieurs critères décisifs qui ont différencié la solution des autres options disponibles sur le marché.
Le premier facteur déterminant résidait dans la spécialisation de Skeely :
« Skeely est vraiment spécialisé sur les enjeux soft RH, et plus précisément sur l’entretien comme étant vraiment central ».
Contrairement à d’autres solutions proposant une multitude de modules interconnectés, Skeely se concentre sur l’essentiel, avec une approche claire et experte.
BizzDev ne souhaitait pas regrouper l’ensemble de ses processus RH dans un seul outil, disposant déjà de solutions efficaces pour la gestion des absences, des congés, du payroll et des documents. Skeely permettait ainsi de se concentrer uniquement sur ce qui comptait le plus : « Pour nous, c’est l’entretien qui est vraiment important dans notre processus » .
Au cœur de la démarche, le développement des compétences était un critère clé. Valentine explique :
« L’objectif principal pour nous, c’est le développement des compétences avec la GPEC. L’entretien fait le lien avec la gestion des compétences, les formations et les objectifs ».
La capacité d’adaptation de l’outil à la structure interne de BizzDev a été un autre atout majeur : « L’outil pouvait nous permettre de s’adapter à notre structure. Alors à 80%, ça je pense que c’est le cas dans tous les produits, mais il y avait d’autres produits où l’adaptation ne pouvait se faire qu’à 50-60% ».
Enfin, la flexibilité en matière de droits d’administration a pesé dans la décision. Skeely permet de gérer facilement les droits d’accès et de s’adapter à un fonctionnement horizontal, où plusieurs managers peuvent être impliqués dans le suivi d’un même collaborateur :
« dans le panel accès, droits, etc ; il y a moyen d’être très flexible ».
« L’objectif principal pour nous, c’est le développement des compétences. L’entretien fait le lien avec la gestion des compétences, les formations et les objectifs ».
Bénéfices pour les collaborateurs
Bénéfices pour les managers
"Je sais que quand je veux travailler sur cette question du développement des compétences de mes collaborateurs, je n'ai qu'à ouvrir une application [...] contrairement à avant où les informations étaient éparpillées dans un SharePoint, des mails et notes personnelles."
Valentine met en avant trois fonctionnalités principales qu’elle utilise beaucoup dans Skeely :
1. Les entretiens – Fonctionnalité centrale :
Chez BizzDev, les entretiens représentent le cœur de l’utilisation de Skeely, tant leur rôle est central dans la gestion RH. Valentine souligne qu’il était indispensable de disposer d’« un outil pour avoir des comptes rendus d’entretien clairs », afin de structurer un processus qui, jusque-là, reposait sur des supports peu adaptés. Skeely facilite ainsi la préparation des échanges, beaucoup plus conviviale que sur papier ou Word, et apporte une valeur ajoutée grâce à un système de validation et de consentement du collaborateur, garantissant plus de transparence et de clarté. L’outil permet également de conserver un historique complet grâce à des PDF centralisés regroupant l’ensemble des entretiens passés au même endroit, ce qui favorise un suivi précis dans le temps. Enfin, la planification avancée, avec la possibilité de programmer différents types d’entretiens d’évaluations et de les organiser sous forme de campagnes, renforce l’efficacité et la cohérence du processus.
2. Les objectifs – Pilier des décisions :
La gestion des objectifs constitue le deuxième pilier de l’utilisation de Skeely chez BizzDev et joue un rôle stratégique dans les décisions de l’entreprise. Comme le souligne Valentine, « les décisions, notamment d’évolution salariale, sont basées sur les objectifs », ce qui en fait une fonctionnalité clé du processus RH. Les objectifs sont d’abord définis lors des entretiens annuels, puis suivis tout au long de l’année via la plateforme, qui permet de garder une vision claire et partagée de leur avancement. Cette centralisation facilite également les décisions opérationnelles : les managers peuvent rapidement se référer à la page dédiée pour attribuer des missions ou des responsabilités. L’outil offre aussi une aide précieuse dans l’assignation de projets, en identifiant par exemple les collaborateurs à mobiliser pour un client ou une mission spécifique en fonction de leur profil et de leurs engagements. Enfin, la gestion des objectifs contribue directement au développement des compétences, en mettant en évidence les besoins individuels, comme pour les jeunes collaborateurs qui doivent renforcer leur expertise dans certains domaines technologiques.
3. La gestion des compétences – Conformité et pilotage :
La gestion des compétences est une fonctionnalité essentielle de Skeely pour BizzDev, car elle répond directement aux obligations réglementaires liées à la certification ISO. Comme le rappelle Valentine, « en étant certifié ISO, on a vraiment l’obligation d’avoir une cartographie des compétences de l’entreprise ». Grâce à Skeely, ce processus est désormais structuré et fluide. Une campagne annuelle de suivi est organisée chaque été, permettant à chaque collaborateur, en lien avec son manager, de faire le point sur ses compétences, d’évaluer son niveau actuel et d’identifier les axes de progression. Cette démarche collaborative favorise également la mise à jour continue face à l’évolution des technologies, tout en offrant la possibilité de planifier le développement de nouvelles compétences que les collaborateurs souhaitent acquérir. L’impact opérationnel est concret : l’entreprise dispose d’une cartographie des compétences toujours à jour, qui facilite l’assignation des projets en cohérence avec les expertises disponibles.
"C'est vraiment beaucoup plus convivial de le faire sur Skeely que sur une feuille de papier ou sur un Word. L'outil nous permet de planifier tous les entretiens et les campagnes, et nous donne accès à des PDF, qui permettent d'avoir accès à toutes les informations sur les entretiens passés. "
Valentine identifie plusieurs axes de développement pour optimiser l’utilisation de Skeely chez BizzDev et accompagner la maturité de l’organisation.
Exploitation complète du module objectifs : jusqu’ici centré sur les objectifs individuels, l’enjeu est désormais d’intégrer les objectifs collectifs fixés par les équipes et leurs responsables, afin de permettre un suivi plus global et d’« exploiter à plein régime le module objectifs ».
Intégration technique avec les outils internes : Valentine souhaite « interconnecter, interfacer l’outil Skeely avec nos outils internes pour, quand on a un nouveau collaborateur qui arrive, éviter un double encodage par exemple » . Cette intégration représente « un petit coup de pouce qui sera bien intéressant pour nous » et nécessitera un travail sur mesure avec les équipes Skeely.
Élargissement de l’équipe RH :
Un enjeu majeur se profile avec l’agrandissement de l’équipe RH. Cette transition implique plusieurs jours.
Formation de nouveaux utilisateurs : « Je vais devoir avoir d’autres personnes qui maîtrisent l’outil, peut-être qui auront des droits et des accès un peu différents des miens ».
Appropriation de l’outil : « Je leur ai déjà présenté l’outil aux deux personnes qui vont un peu renforcer cette équipe RH. Et donc on va devoir faire cette appropriation-là ».
Renforcement de l’autonomie des managers : « L’autre chose, c’est au niveau des managers, puisque en mon absence, je compte aussi sur eux pour bien continuer à bien utiliser l’outil ». Valentine prévoit de « refaire une présentation de comment ils peuvent gérer eux-mêmes des campagnes sur des entretiens intermédiaires informels, par exemple », renforçant ainsi leur autonomie dans l’utilisation de Skeely.
Cette étude de cas avec Valentine Verdonck, directrice générale adjointe de BizzDev, illustre parfaitement comment Skeely accompagne la transformation digitale des processus RH au sein d’une entreprise IT en pleine croissance. L’implémentation de la solution a permis à BizzDev de relever ses défis de professionnalisation tout en conservant la flexibilité nécessaire à son mode de fonctionnement horizontal.
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