Etude de cas – Logiciel d’entretien d’évaluation
L’Ordre de Malte France, association catholique de 2000 collaborateurs, a déployé Skeely pour digitaliser ses entretiens annuels, permettant d’augmenter le taux de réalisation de 30% à 70% et d’améliorer significativement la qualité des échanges manager-collaborateur grâce à une interface intuitive confrontant les deux visions.
Pierrick de Saint Phalle est Directeur des Ressources Humaines de l’Ordre de Malte France, une organisation associative d’envergure nationale. Dans le cadre de ses fonctions, il joue un rôle central dans la gestion RH, en alliant proximité opérationnelle au siège et accompagnement stratégique auprès des nombreux établissements répartis sur l’ensemble du territoire français. Son expertise lui permet ainsi de répondre aux besoins quotidiens des équipes, tout en soutenant les orientations à long terme de l’association.
L’Ordre de Malte France est une association catholique reconnue d’utilité publique depuis 1928, engagée depuis près d’un siècle auprès des personnes les plus fragiles. L’organisation se distingue par la diversité de ses missions, qui couvrent des secteurs stratégiques tels que la solidarité, le secourisme, la santé et le médico-social, affirmant ainsi son rôle essentiel au service de l’inclusion et du soutien humanitaire.
"Le bénéfice réel vis-à-vis des collaborateurs et des managers a été d'engager un vrai dialogue pendant ces entretiens-là. Cette transformation se traduit concrètement par une augmentation significative de la durée des entretiens : aujourd'hui, [...] on est sur des durées plus normales [...] d'une demi-heure, voire plus, contre 5 à 15 minutes auparavant."
L’Ordre de Malte France faisait face à plusieurs défis majeurs qui ont motivé la recherche d’un logiciel d’entretien professionnel comme Skeely. Le principal enjeu concernait la formalisation et l’automatisation des processus d’entretien, jusque-là gérés de façon artisanale, « plutôt papier, ou via des outils très, très maison ».
Plusieurs limites opérationnelles freinaient l’efficacité du dispositif existant :
Manque de dialogue structuré : les entretiens étaient souvent « assez unilatéraux, où le manager pouvait dérouler l’entretien sans réelle préparation », réduisant la qualité des échanges.
Durée insuffisante des entretiens : la plupart des entretiens annuels ne dépassaient pas « 5 à 15 minutes en moyenne », traduisant un manque d’approfondissement.
Faible taux de réalisation : seuls « 25 à 30 % » des entretiens prévus étaient effectivement menés.
Manque de visibilité globale : l’organisation ne disposait d’aucun outil de suivi en temps réel de l’avancement des différentes campagnes d’entretien.
Le processus de sélection du logiciel d’entretien d’évaluation Skeely à l’Ordre de Malte France s’est appuyé sur plusieurs critères déterminants, dont deux ont particulièrement pesé dans la décision finale.
Critère prioritaire : la simplicité d’utilisation
Le premier critère prioritaire était la simplicité d’utilisation. Pierrick de Saint Phalle souligne que ce choix s’est avéré judicieux dès la première campagne : « cette prise en main a été très facile et plébiscitée par tous ». L’équipe RH recherchait une solution intuitive, accessible à l’ensemble des utilisateurs et ne nécessitant pas de formation lourde.
Prérequis techniques indispensables :
Solution SaaS obligatoire : « De toute façon, c’est un prérequis. On ne serait pas parti vers une solution de type hardware qui nécessite l’installation sur un poste de travail ».
Interface intuitive et responsive : « Il nous fallait absolument une solution en SaaS et je dirais même plus, une solution qui soit intuitive design qui permette de s’adapter aussi aux différents types de supports utilisés, que ce soit le téléphone, la tablette ou un écran classique d’ordinateur ».
Bénéfices pour les collaborateurs et les managers
Bénéfices pour le service RH
"La priorité était de trouver un outil facile d'utilisation. Ce bénéfice s'est concrétisé et confirmé lors de la première campagne qu'on a réalisée, puisque [...] cette prise en main a été quand même très facile et plébiscitée par tous".
La fonctionnalité phare qui a profondément transformé les pratiques d’entretien à l’Ordre de Malte France est la possibilité de confronter en direct la vision du salarié et celle du manager sur un même écran. Cette innovation marque une rupture nette avec les méthodes traditionnelles de l’organisation.
Auparavant, l’entretien suivait un schéma classique et séquentiel : « le manager faisait quelque chose dans son coin, le collaborateur dans un autre… puis le manager validait ». Cette approche limitait le dialogue et la co-construction des échanges.
Avec Skeely, les deux visions sont désormais affichées simultanément, favorisant « la confrontation des avis pour engager une discussion de fond ». Résultat : des entretiens plus riches et approfondis, passant de 5 à 15 minutes en moyenne à 30 minutes, voire davantage.
Cette nouveauté a été plébiscitée par l’ensemble des managers et collaborateurs, preuve de sa pertinence pour instaurer un dialogue ouvert et constructif.
En rétablissant un véritable espace d’échange entre le collaborateur et son manager, cette fonctionnalité a fait évoluer l’entretien annuel d’une simple formalité administrative en un moment clé de co-construction professionnelle et de développement mutuel.
"Le bénéfice côté RH, ça a été le fait que les entretiens soient réalisés, déjà d'une part, et d'avoir cette visibilité en direct, en temps réel, de l'avancée des différentes campagnes".
L’Ordre de Malte France s’inscrit dans une vision à long terme avec Skeely : « On se projette sur la durée ». Le déploiement suit une démarche progressive, méthodique et adaptée aux besoins de terrain.
Après le succès du pilote mené au siège, la prochaine étape consiste à déployer Skeely auprès des établissements médico-sociaux. Ces structures présentent des spécificités métiers, avec des critères d’évaluation différents de ceux des postes administratifs.
Les nouveaux types d’entretiens concernent :
Les entretiens professionnels obligatoires
Les entretiens de retour de longue maladie
Les entretiens de fin de période d’essai
Cette phase est prometteuse : les premiers retours des directeurs d’établissement sont très positifs, et la mise en œuvre s’annonce fluide et bien acceptée.
L’organisation souhaite désormais intégrer le module Formation, une évolution logique : « Pendant les entretiens, on évoque nécessairement les besoins de formation. En tout cas, les collaborateurs comme les managers peuvent les exprimer ».
L’objectif est d’exploiter pleinement ces informations pour gérer efficacement le référentiel des besoins de formation exprimés au fil des entretiens et ainsi renforcer le suivi du développement des compétences.
Au-delà de l’outil, l’Ordre de Malte France s’inscrit dans une relation de partenariat durable avec Skeely et Altagile. Cette collaboration repose sur des échanges réguliers afin d’améliorer les fonctionnalités existantes et en développer de nouvelles, répondant aux besoins spécifiques de l’organisation tout en profitant à d’autres clients de la solution.
Le témoignage de Pierrick de Saint Phalle, DRH de l’Ordre de Malte France, illustre la capacité de Skeely à transformer durablement les pratiques RH d’une organisation complexe et multisites. Grâce à la solution, le taux de réalisation des entretiens est passé de 25-30 % à près de 70 %, leur durée a doublé, et un véritable dialogue collaborateur-manager s’est instauré.
L’adoption unanime des utilisateurs confirme la pertinence d’un outil simple et collaboratif, soutenu par une relation partenariale continue avec Altagile. Avec le déploiement progressif dans les établissements médico-sociaux et l’intégration prochaine du module Formation, Skeely démontre sa capacité à s’adapter aux spécificités sectorielles tout en accompagnant la transformation digitale RH des organisations.
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