Créer sa trame d’entretien professionnel

L’entretien professionnel est un rendez-vous important pour les collaborateurs et les managers. C’est un entretien obligatoire qui a lieu tous les deux ans entre le salarié et son N+1. Pendant cet entretien, l’un des thèmes principaux évoqués est la perspective d’évolution professionnelle du salarié. L’accent est mis sur les projets du collaborateur concernant son évolution au sein de l’entreprise et sa formation, ainsi que sur les compétences acquises et celles à développer. Ensuite, le salarié et le manager élaborent un plan d’action, à l’issue de l’échange.

Depuis sa mise en place, l’entretien professionnel a pris une place centrale dans les pratiques des ressources humaines en France. Contrairement à l’entretien d’évaluation, axé sur les performances passées et les objectifs à court terme, l’entretien professionnel privilégie la projection du salarié dans le futur de l’entreprise. Il est conçu comme un levier pour discuter des aspirations professionnelles, des compétences actuelles et de celles qui demandent à être renforcées. En outre, il offre une occasion précieuse de faire converger les besoins de l’entreprise avec les objectifs personnels du collaborateur, favorisant ainsi une progression équilibrée et bénéfique pour les deux parties.

Rappel de l’objectif de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel obligatoire va concerner tous les collaborateurs qui ont un contrat au sein de l’entreprise. Cela concerne aussi les salariés qui sont en apprentissage ou en contrat de professionnalisation.

La majeure partie de ces rendez-vous concerne ainsi principalement l’évolution professionnelle des collaborateurs au sein de l’entreprise. Le sujet de la formation est très important pour les salariés qui veulent potentiellement acquérir de nouvelles compétences. Le manager va pouvoir définir comment il peut financer cette formation (compte CPF par exemple) ou même voir si grâce à cette formation, le collaborateur pourra remplacer quelqu’un au sein de l’entreprise.

En plus d’être une obligation, la réalisation de ces entretiens apporte de nombreux bénéfices :

📈 Motivation accrue : En discutant de leurs perspectives de carrière et en établissant des objectifs clairs, les salariés se sentent valorisés et motivés à engager leurs efforts dans l’accomplissement de leurs missions.

📉 Réduction du turn-over : Un entretien constructif augmente l’engagement des salariés, réduisant ainsi le taux de départs volontaires et les coûts associés au remplacement et à la formation de nouveaux collaborateurs.

🚀 Amélioration de la performance : En ciblant les compétences à développer et en fixant des objectifs mesurables, l’entretien professionnel contribue à une amélioration continue de la performance individuelle et collective.

📣 Renforcement de la communication : Cet entretien offre un espace privilégié pour échanger des feedbacks honnêtes et constructifs, établissant ainsi une meilleure compréhension et une relation de confiance entre managers et employés.

🔎 Identification des talents : Les entretiens réguliers aident à repérer les talents et les leaders potentiels au sein de l’organisation, facilitant ainsi la planification de la succession et l’élaboration de stratégies de management des talents.

Une gestion efficace des entretiens professionnels peut conduire à des résultats tangibles et avantageux pour le collaborateur, mais également pour l’employeur ! En effet, les salariés se sentent considérés et épanouis, ce qui est propice à la mise en place d’une culture d’entreprise positive et innovante. L’entreprise bénéficie d’une force de travail qualifiée, engagée et alignée sur les objectifs de l’organisation, contribuant ainsi à sa compétitivité et à sa croissance durable. Ainsi, les dirigeants gagnent en visibilité sur les dynamiques internes, ce qui les aide à mieux anticiper et gérer les besoins futurs de l’entreprise.

Sélectionner les bonnes questions pour un entretien professionnel

Pour réaliser des entretiens efficaces, il est obligatoire de savoir poser les bonnes questions. La pertinence des questions va de pair avec une trame d’entretien professionnel préparée en amont.

Il est très important de personnaliser ces trames en fonction de l’activité de l’entreprise et des attentes du collaborateur. Vous pouvez obtenir des modèles de trames préconçues en ligne, mais aussi via un logiciel d’entretien d’évaluation comme Skeely.

Il est également essentiel de personnaliser les questions en fonction de chaque poste, un commercial n’aura pas les mêmes échanges avec son manager qu’une développeuse par exemple. Voici une liste d’exemples de questions par métier :

🧑‍💻 Développeur·se logiciel :

• Quels sont les projets techniques récents sur lesquels vous avez travaillé, et quelles compétences avez-vous développées grâce à ces projets ?
• Comment évaluez-vous vos compétences actuelles en programmation, et quelles technologies aimeriez-vous appréhender davantage à l’avenir ?

📊 Responsable marketing :

• Pouvez-vous me décrire une campagne marketing réussie que vous avez menée et ce qui a contribué à son succès ?
• Quels axes de développement identifiez-vous pour améliorer notre stratégie digitale l’année prochaine ?

🔢 Comptable :

• Parlez-moi d’un défi majeur que vous avez rencontré lors de la clôture financière et comment vous l’avez surmonté ?
• Quelle est votre méthodologie pour assurer la précision et l’intégrité des rapports financiers dans les délais impartis ?

🧑‍⚕️ Infirmier·e :

• Comment gérez-vous le stress et les priorités dans un environnement en évolution rapide comme celui de notre établissement de santé ?
• Quelle formation additionnelle souhaiteriez-vous suivre pour améliorer la qualité des soins que vous offrez ?

💸 Commercial·e :

• Quels sont les plus grands défis que vous avez rencontrés dans l’identification de nouvelles opportunités de vente, et comment les avez-vous adressés ?
• Quelles stratégies adopteriez-vous pour augmenter les ventes dans un marché particulièrement concurrentiel ?

Une fois les questions sélectionnées, il ne reste plus qu’une chose à apprendre : comment mener un entretien professionnel ? Dans quel ordre les poser, quelle posture adopter…

Exemples de questions pour un entretien professionnel

1 – Un bilan des deux dernières années

Tout d’abord, vous pouvez commencer votre entretien professionnel en posant des questions sur les deux dernières années écoulées.

• Quel bilan faites-vous de votre parcours professionnel ces deux dernières années ? (faits marquants, motivations, points positifs, difficultés, etc.)
• Quelles expertises avez-vous développées pendant cette période ?
• Quels aspects de votre travail actuel vous motivent le plus ?
• Y’a-t-il des éléments de votre rôle actuel que vous trouvez particulièrement difficiles ou frustrants ?
• Comment évaluez-vous l’équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle ? Voyez-vous des domaines à améliorer ?

Il est très important de connaître l’ensemble des compétences et des expertises que le collaborateur a appris au travail au cours des deux dernières années.

2 – L’avenir du collaborateur au sein de l’entreprise

Après la partie bilan, une grande partie des questions va tourner autour des perspectives d’évolution.

Au début ce sont des questions qui vont se concentrer sur les souhaits et les désirs du salarié pour le futur.

• Comment percevez-vous votre évolution professionnelle depuis le dernier entretien ?
• Avez-vous des objectifs de carrière spécifiques que vous aimeriez atteindre au sein de notre organisation ?
• Quelles compétences aimeriez-vous développer ou renforcer dans les prochaines années ?

3 – Un focus sur des sujets choisis particulièrement pour chaque salarié

Après cela, les questions vont être plus spécifiques et seront sur des thèmes particuliers au collaborateur.

• Est-ce que le poste de chargé de marketing vous intéresse ?
• Êtes-vous intéressé par des formations ou des certifications particulières ? Si oui, lesquelles ?
• Y a-t-il des projets ou des initiatives spécifiques au sein de l’entreprise auxquels vous aimeriez contribuer ?
• Comment voyez-vous le développement de notre équipe/de notre service dans les années à venir ?
• Comment évaluez-vous la communication au sein de l’équipe et l’entreprise en général ? Y a-t-il des améliorations à apporter ?
• Y a-t-il des aspects de notre culture d’entreprise que vous trouvez particulièrement bénéfiques ou limitants ?

4 – Un accompagnement personnalisé de la part de l’entreprise

Pour finir, vous pouvez poser des questions sur comment l’entreprise peut accompagner le salarié dans son évolution.

• Qu’est-ce que vous attendez de votre manager ou de l’entreprise pour mieux soutenir votre développement professionnel ?
• De quoi avez-vous besoin pour continuer d’évoluer ?
• Quelles actions pouvons-nous mettre en place pour vous aider à atteindre vos objectifs professionnels ?

5 – Un résumé de l’échange et une clarification des prochaines étapes

Conclure l’entretien professionnel obligatoire est crucial pour laisser une impression positive et s’assurer que toutes les parties ont une compréhension claire des étapes suivantes. Quelques conseils pour bien conclure en tant que manager :

✍️ Récapitulez les points clés abordés durant l’entretien pour démontrer votre écoute active et clarifier les informations essentielles.

✅ Expliquez clairement les prochaines étapes du processus, qu’il s’agisse de suivre une formation, programmer une réunion de suivi ou remplir d’autres formalités.

💬 Invitez le salarié à exprimer les dernières préoccupations qui peuvent subsister, dans le cas où vous n’auriez pas abordé tous les sujets voulus lors de l’entretien professionnel.

🤝 Remerciez la personne pour son temps et son engagement, afin d’humaniser l’échange et de renforcer votre relation professionnelle.

🌟 Si nécessaire, encouragez ou félicitez votre salarié pour les accomplissements ou progrès réalisés, cela peut motiver et renforcer son moral.

📆 Convenez d’un point de suivi ou établissez un échéancier pour un feedback, si nécessaire.

🚀 Concluez sur une note positive et professionnelle !

La validation de l’entretien professionnel

Il est très important de faire valider le compte rendu de l’entretien par le collaborateur ainsi que le manager. Durant la validation de l’entretien, les deux parties ont la possibilité de relire ce qui a été dit durant l’entretien et de confirmer si tous les sujets ont bien été évoqués. Cette validation favorise un engagement mutuel, renforçant la responsabilité de chacun envers les actions à entreprendre. Elle constitue également une preuve formelle que l’entretien a eu lieu, ce qui est important pour respecter les obligations légales et éviter les litiges potentiels.

Les modalités pour valider un entretien professionnel peuvent varier, mais elles incluent généralement :

• Compte-rendu écrit : Lorsqu’un entretien a lieu sur un format papier, une simple signature manuelle permet de valider la bonne tenue de l’entretien. Les deux parties rédigent un document récapitulatif, résumant les points abordés, les décisions prises et les objectifs fixés. Ils signent ensuite ce compte-rendu pour attester de leur accord.
• Signature numérique : Pour les entretiens digitalisés, il existe plusieurs formes de validation allant de la plus simple (cocher une case) à la plus sécurisante (signature électronique certifiante). Avec la digitalisation croissante, les plateformes en ligne permettent de rédiger et de valider le compte-rendu sous forme électronique, utilisant des signatures numériques pour officialiser le document.
• Accord verbal : Bien que moins formelle, une validation verbale peut parfois être acceptée. Cependant, il est fortement recommandé de suivre cette approbation par une validation écrite pour conserver une trace formelle.
• Suivi par e-mail : Un récapitulatif de l’entretien peut être envoyé par e-mail, avec une confirmation de réception et d’accord demandée au salarié, ajoutant une couche de traçabilité numérique.

La validation de l’entretien n’est pas vraiment obligatoire, cependant, elle est très fortement recommandée pour les entretiens professionnels. Ces étapes de validation sont essentielles pour garantir la transparence, l’engagement et la conformité légale de l’entretien professionnel.

Skeely, un outil efficace pour vos campagnes d’entretiens professionnels

La création de trames n’est pas une tâche facile. Réaliser des trames d’entretiens en format papier est une tâche longue et redondante surtout quand vous êtes dans une entreprise avec de nombreux services et des postes très différents. Utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation est un atout clé pour améliorer votre suivi. C’est un réel gain de temps.

Avec Skeely vous avez la possibilité de personnaliser vos trames d’entretiens professionnels. Vous pouvez en créer autant que vous avez de postes ou de services différents au sein de votre entreprise.

Skeely vous propose également jusqu’à trois modèles de validation pour vos entretiens allant de la simple validation par mail, à la signature électronique avec certification juridique officielle.

FAQ : La création de trames d’entretien professionnel

Est-ce que l’entretien professionnel est obligatoire ?

L’entretien professionnel est obligatoire en France depuis le 5 mars 2014 pour toutes les entreprises, quelles soient publiques ou privées. Cette obligation a été introduite par la loi relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale. Depuis cette date, les employeurs doivent organiser cet entretien tous les deux ans pour examiner les perspectives d’évolution professionnelle de leurs salariés.

Comment assurer le suivi après un entretien professionnel ?

L’étape la plus importante après un entretien professionnel c’est le suivi et l’analyse des résultats obtenus. Cette analyse pourra vous aider à évaluer trois objectifs clés :

• Quel collaborateur cherche à évoluer professionnellement ?
• Quelles compétences manquent ou se distinguent au sein de mon entreprise ?
• Les managers disposent-ils des moyens pour optimiser leur équipe ?

Une fois ces informations collectées, vous serez en mesure d’élaborer des stratégies RH pertinentes, tant pour la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) que pour la formation de votre personnel.

Un logiciel tel que Skeely, spécialisé dans les entretiens annuels et la GPEC, est idéal pour gagner du temps sur cette analyse. Skeely facilite un processus fluide et efficient, permettant un suivi complet des entretiens, depuis la conception de votre trame jusqu’à l’implémentation de votre stratégie de GPEC.

Quelle est la différence entre entretien professionnel et entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation sont deux discussions clés entre un salarié et son manager, mais avec des objectifs différents. L’entretien professionnel se concentre sur les perspectives d’évolution de carrière. Il vise à explorer les aspirations professionnelles du salarié, ses besoins en formation et comment l’entreprise peut le soutenir dans son développement à long terme. Ce type d’entretien est obligatoire tous les deux ans en France. En revanche, l’entretien annuel d’évaluation est axé sur l’analyse des performances passées sur une période, habituellement l’année écoulée. Son objectif principal est d’évaluer les objectifs atteints, d’identifier les performances et d’établir de nouveaux objectifs pour l’année à venir. L’entretien annuel est plus focalisé sur les résultats immédiats, tandis que l’entretien professionnel est tourné vers l’avenir et le développement continu du salarié.