L’entretien annuel est devenu une pratique courante dans le monde de l’entreprise. Même s’ils ne sont pas obligatoires comme les entretiens professionnels, de plus en plus d’entreprises les rendent indispensables dans leur convention collective.
Qu’est-ce qu’un entretien annuel ?
L’entretien annuel est une entrevue entre un manager et un collaborateur portant sur les missions du poste, les objectifs, les compétences et le bien-être dans l’entreprise. Cet entretien a pour but de juger les aptitudes professionnelles du salarié. Il permet de réaliser un bilan sur tout ce qu’il s’est passé durant l’année.
L’entretien annuel est un moment privilégié pour parler des souhaits professionnels du collaborateur comme une mutation ou un changement de poste. Il peut être rendu obligatoire dans la convention collective, mais le salarié doit le savoir lors de la signature du contrat.
Comment bien préparer et animer un entretien ?
1- Planifier l’entretien avec le collaborateur
Il est très important pour le manager de bien planifier tous les entretiens avec ses collaborateurs. La planification permet à chacune des parties de préparer, en amont du rendez-vous, les questions qui seront abordées lors de l’entretien.
Vous pouvez vous préparer une checklist de ce que vous devez préparer avant de lancer votre campagne. Voici un bon exemple à suivre :
- Choisir la période
- Sélectionner le type d’entretien en fonction du collaborateur ciblé
- Echanger avec les différents managers
- Communiquer sur vos campagnes d’entretiens
- Préparer des modèles de trames
Si vous n’avez aucune idée de quelle modèles utiliser, vous avez souvent des modèles qui sont fournit avec les outils d’entretien annuel.
2- Préparer la trame d’entretien annuel
Une campagne d’entretien annuel s’articule souvent sur une période comprise entre 2 et 6 mois suivant le nombre de collaborateurs de l’entreprise. Il est donc conseillé de bien anticiper la préparation de votre trame d’entretien. Pour un entretien annuel plus efficace, il est préférable d’adapter la trame en fonction du secteur ou du métier du salarié afin de répondre au mieux aux spécificités du poste. La personnalisation doit aussi prendre en compte le profil du collaborateur et ses spécificités. C’est l’une des clés de vos campagnes d’entretiens.
En fonction des questions, vous pouvez choisir si c’est au manager ou au collaborateur de compléter. Une trame bien réalisée vous permettra d’animer un entretien avec plus de fluidité et d’organisation.
Pour vous aider, vous pouvez choisir un logiciel spécialisé dans les entretiens d’évaluations, car des modèles de trames vous seront proposés. Par exemple, le logiciel Skeely vous donne accès à une dizaine de trames pour vos entretiens. C’est une bonne base pour démarrer cette exercice qui n’est pas forcément évident.
3- Compléter la trame d’entretien annuel puis l’envoyer au collaborateur
Une fois la trame préparée, il faut l’envoyer au collaborateur et au manager. Dans l’idéal, anticipez l’envoi au moins 1 semaine à l’avance, que chacune des parties est le temps de compléter ses questions sans pression. Les outils d’entretien d’évaluation comme Skeely peuvent envoyer des relances automatiques lorsque les trames ne sont pas complétées; c’est la garantie que tous les entretiens annuels seront parfaitement complétés.
Il est très important pour pouvoir mettre en place une démarche GPEC ou encore un plan de formation d’obtenir 100% de ses entretiens annuels réalisés.
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4- Animer l’entretien
Le jour de l’entretien, le manager a un rôle d’animateur, il reprend les question et permet que l’échange soit fluide entre lui et le collaborateur. Il doit « driver » l’entretien et de relancer son collaborateur, pour lui permettre d’échanger correctement.
Laissez le salarié s’exprimer sur tout ce qu’il a dire. C’est au manager de créer un cadre idéal pour l’entretien afin de le rendre agréable pour le collaborateur et lui. Il est vivement recommandé de ne pas interrompre le salarié et ne pas émettre de jugement envers ses réponses.
Il est recommandé pendant l’entretien de ne pas modifier les réponses aux questions mais d’apporter des notes complémentaires pour enrichir le compte rendu.
5- Validation et signature de l’entretien annuel
La validation de l’entretien est la dernière étape. Elle vous permet de faire le point une dernière fois sur les thématiques abordées. Il est intéressant d’ajouter une question à ce moment pour récolter un dernier avis non pas sur l’année écoulée mais sur le déroulement de l’entretien. Vous pourrez ainsi savoir si vous avez répondu à l’ensemble de ses questions et si tout c’est bien déroulé. Il est très répandu, si vous utilisez un logiciel d’entretien annuel individuel, de laisser une note pour juger l’entretien. Vous pouvez avoir un feedbacks supplémentaires sur la qualité de vos entretiens.
L’entretien annuel n’étant pas obligatoire, la signature ne l’est pas non plus. Toutefois, et s’il figure dans la convention collective, il est recommandé d’apporter une signature du collaborateur et du manager. La la date du jour peut vous apporter une valeur juridique à l’échange. Cela vous permets de faire une relecture et de voir si votre collaborateur valide bien l’ensemble des réponses que vous avez évoqués durant cette entrevue.
Skeely étant un logiciel en ligne, propose par exemple la signature électronique certifiée pour une validation rapide et fiable.
L’utilisation d’un logiciel d’entretien annuel :
Pour pouvoir préparer ses entretiens annuels, il est beaucoup plus simple de passer par un logiciel d’évaluation. Ces outils offrent une interface simple avec la possibilité de planifier tous vos entretiens, de réaliser un suivi global ou des statistiques. Pourquoi ne pas également aller plus loin en proposant une analyse GPEC sur l’ensemble de l’entreprise ? C’est à vous de voir en fonction de vos besoins !
Le logiciel Skeely, vous offre de nombreux avantages comme le fait d’avoir accès à une dizaine de trames déjà prêtes que vous pouvez modifier à votre guise. Il simplifie plusieurs étapes dans votre processus de réalisation d’entretien annuel. Skeely vous propose aussi des trames préconçues pour les entretiens annuels.
Les différents outils de Skeely vous donnent accès aux résultats détaillés de vos entretiens. Ils vous permettent de connaitre tous sur vos salariés. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !