Entretien d’évaluation : Définition, bénéfices et mode d’emploi

Les entretiens d’évaluation sont des échanges entre un collaborateur et son N+1 permettant de fixer des objectifs, de faire le bilan des résultats et des compétences d’un collaborateur. Les thèmes abordés pendant le rendez-vous vont varier en fonction du type d’entretien et de la fonction du salarié.

Les principaux types d’entretiens d’évaluation:

Entretien de suivi

Non obligatoire

L’entretien de suivi est un outil mis à la disposition du manager lui permettant d’échanger sur un projet en cours et/ou faire le point sur un collaborateur. Ces rendez-vous sont primordiaux pour connaitre l’avis et les suggestions des salariés sur l’entreprise, leur poste ou le bien-être en général.

Nous recommandons de réaliser un entretien de suivi tous les deux mois, cette fréquence permet de fluidifier les missions et la communication entre la direction et les salariés.

Entretien individuel (ou entretien annuel d’évaluation)

Non obligatoire

Réalisé tous les ans et s’étalant sur une période de 2 à 6 mois suivant la taille de l’entreprise, l’entretien individuel a pour but de faire le point sur les projets de l’année, le métier et le savoir/savoir-faire/savoir-être d’un collaborateur.

L’entretien annuel d’évaluation peut être rendu obligatoire s’il est inscrit dans la convention collective de l’entreprise. Dans ce cas, le salarié doit être informé lors de la signature de son contrat.

Entretien professionnel 

Obligatoire

L’entretien professionnel a lieu tous les deux ans entre un salarié et son N+1. Cet entretien permet de faire le point sur les évolutions professionnelles du collaborateurs et les différentes formations auxquelles il pourrait prétendre.

Entretien carrière (bilan à 6 ans ou état des lieux)

Obligatoire

L’entretien de carrière est réalisé tous les 6 ans. Il permet d’établir un bilan récapitulatif des derniers entretiens professionnels. L’état des lieux est aussi un moyen de redonner du sens et de l’engagement dans le travail du salarié.

Entretien forfait jours annuel 

Obligatoire

L’entretien forfait jours annuel est réservé aux cadres ayant une rémunération basée sur le nombre de jours travaillés. Réalisé tous les ans, il permet au manager d’en savoir plus sur la charge de travail du collaborateur et son organisation entre sa vie pro / vie perso.

image montrant la planification d'un entretien individuel

Pourquoi réaliser des entretiens d’évaluation ?

Au delà de l’obligation légale pour certains types d’entretien d’évaluation, ils apportent plusieurs avantages permettant à la fois de faire évoluer le collaborateur, le manager et l’entreprise.

Faire connaitre son avis sur la société 

Les entretiens permettent de plus facilement communiquer avec sa direction sur les différents aspects qu’ils soient positifs ou négatifs. On peut notamment évoquer les conditions de travail, l’ambiance avec ses collègues, etc. C’est le moment idéal pour le collaborateur de donner son avis ou proposer des suggestions sur l’environnement de travail dans lequel il évolue.

Faire le point sur les objectifs

Sans suivi régulier, il est difficile de savoir où en est l’avancement des objectifs individuels du salarié. L’entretien d’évaluation est le moment idéal pour faire le point. Le collaborateur partage son expérience sur les réussites et les difficultés de ses objectifs. C’est aussi le moment où le manager peut donner de nouvelles missions.

Parler de son évolution professionnelle

Parler de ses objectifs pour le futur que ce soit à son poste actuel ou sur un futur poste. C’est l’une des étapes clés pour un salarié qui souhaite changer de poste ou monter d’échelon dans l’entreprise.

Image décrivant la création d'une trame d'entretien individuel

Les avantages pour le manager

Bien connaitre ses salariés 

Pris par le temps, il est parfois difficile d’avoir un moment d’échange avec son équipe. L’entretien d’évaluation permet de cadrer l’échange et offre la possibilité au N+1 d’avoir une grande discussion avec ses salariés, de mieux connaître les réussites et les difficultés au sein de leur travail.

Repérer les talents 

Les entretiens permettent aux managers de connaitre plus en détail les compétences de l’ensemble des collaborateurs. Il est plus simple de savoir si certains salariés sont enclins à prétendre à certains postes demandant des compétences particulières.

Les entretiens d’évaluation permettent aussi de mieux connaitre les besoins en formation des collaborateurs. Il est encore plus simple d’utiliser la GPEC pour connaitre les compétences de vos salariés.

Comprendre les difficultés 

Pour connaitre et pouvoir modifier les potentiels problèmes que peut avoir l’entreprise, les entretiens personnels sont primordiaux. Ils permettent de recueillir l’avis des collaborateurs sur les potentiels problèmes auxquelles ils sont confrontés.

Instaurer un climat de confiance 

Reconnaitre le bon travail de ses salariés est très importants, l’entretien d’évaluation est le moment le plus propice à cela. Il permet de continuer à motiver les employées pour les futures missions, mais aussi d’instaurer un climat de confiance dans l’entreprise en apportant du sens sur chaque objectif.

Comment mener un entretien d’évaluation ?

Pour réaliser correctement un entretien, il est important de respecter les 4 étapes décrites ci-dessous.

1- Définir les objectifs et la trame de l’entretien

Le plus important lorsque qu’on prévoit un entretien quel qu’il soit, c’est de bien définir les objectifs de celui-ci. Par exemple, cela peut-être augmenter les ventes sur les trois prochains mois si on est dans le cas d’un entretien traditionnel ou redéfinir les objectifs pour l’année à venir si c’est un entretien annuel.

Selon les objectifs et les enjeux de l’entretien, il faudra définir la trame d’entretien la plus adaptée à la situation.

2- Préparation de la trame et du rendez-vous

Manager et collaborateur doivent préparer l’entretien d’évaluation. Pour cela, le manager va envoyer une invitation au collaborateur avec la date du rendez-vous. Il est important d’anticiper cette invitation au moins 1 semaine à l’avance, car les deux parties vont devoir préparer les réponses aux différentes questions de la trame d’entretien.

Côté manager, en plus des différentes questions, il est important d’anticiper les objectifs et les potentielles formations que devra réaliser le collaborateur. Cela permettra de fluidifier l’échange.

3- Animation de l’entretien

Le jour de l’entretien, l’échange doit être fluide, manager et collaborateur doivent s’exprimer de librement.

C’est au manager de créer un cadre d’entretien idéal pour le rendre agréable aux yeux du salarié. Avoir le ressenti des deux est primordial pour avancer ensemble et ressortir des éléments intéressants. Il ne faut pas hésiter à évoquer les axes d’améliorations, à reconnaitre les points forts du salarié et son rôle déterminant dans l’entreprise.

4- Validation et signature

Pour clôturer l’entretien, il peut être intéressant de récolter un avis global sur l’échange afin de déceler les points positifs et/ou les points d’amélioration.

En cas d’utilisation d’un logiciel d’entretien d’évaluation, une signature électronique peut-être exigée pour valider officiellement l’échange. Cela peut-être important pour un entretien professionnel par exemple.

Les avantages d’un logiciel d’entretien d’évaluation

Gérer plusieurs entretiens d’évaluation en même temps peut parfois être compliqué. Heureusement des outils existent pour vous accompagner dans la réalisation et le suivi de vos entretiens. Ils vous permettent de planifier des rendez-vous, de créer des trames et de suivre l’avancement des campagnes d’évaluation. Gérer vos entretiens devient un jeu d’enfant !

Par exemple, le logiciel Skeely vous permet de planifier de manière simple tous les entretiens qu’ils soient annuel, professionnel, de suivi ou de carrière.

Skeely propose 3 principaux modules pour gérer vos entretiens :

  • L’évaluation des collaborateurs
  • Le suivi d’avancement des campagnes et des statistiques
  • Un module dédié à la GPEC

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illustration de la réalisation d'entretien d'évaluation avec le logiciel skeely