Fonction publique : comment mettre en place la GPEEC ?

Résumé : Dans la fonction publique, la GPEEC, est la démarche qui permet à un employeur public de savoir qui partira, quelles compétences lui manqueront et qui peut prendre le relais. Elle s’appuie sur les lignes directrices de gestion et se déploie en cinq étapes, de la cartographie au suivi. Bien menée, elle donne enfin de la visibilité à vos agents, sans usine à gaz.

Le directeur des services techniques vous l’annonce en début d’année : deux agents partent à la retraite en juin. L’un assure seul l’entretien du réseau d’eau et d’assainissement de la commune. L’autre instruit depuis vingt ans les demandes d’urbanisme. Aucun successeur n’est identifié, aucune procédure n’est rédigée. Vous avez cinq mois.

Beaucoup de responsables RH du public connaissent cette scène. Selon le rapport annuel 2025 de la DGAFP, l’âge moyen des agents atteint 44 ans, contre 41 dans le privé, avec 2,4 agents de 50 ans ou plus pour un de moins de 30 ans.

Dans le privé, on parle de GPEC et GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels) depuis les ordonnances de 2017 : anticiper les compétences à venir et accompagner les parcours. Dans la fonction publique, la logique est la même, le cadre non. Il s’appelle GPEEC, et voici comment la mettre en place.

Cadre légal de la GPEEC dans la fonction publique

Bonne nouvelle ! la GPEEC n’a pas besoin de loi dédiée. Elle se loge dans les lignes directrices de gestion (LDG), obligatoires pour tous les employeurs publics, qui fixent la stratégie pluriannuelle de gestion des ressources humaines.

Les LDG découlent de la loi du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique (articles L. 413-1 à L. 413-7 du Code général de la fonction publique) et du décret du 29 novembre 2019. Elles couvrent aussi la mobilité, la promotion et la valorisation des parcours. Collectivités et établissements locaux doivent les élaborer et les publier, quelle que soit leur taille.

Le contraste avec le privé est net : là-bas, l’obligation de négocier démarre à 300 salariés. Ici, une petite commune joue avec la même règle qu’un ministère.

Pourquoi la GPEEC est importante dans la fonction publique

Parce que trois mouvements se croisent : des équipes qui vieillissent, des métiers qui bougent, des agents qui s’interrogent. Sans anticipation, ils menacent la continuité du service public. La GPEEC les met sur la même table.

Départs en retraite et métiers en tension

En 2024, 136 700 agents ont pris leur retraite dans la fonction publique, dont 43 000 fonctionnaires territoriaux, versant le plus âgé (46 ans de moyenne). La réforme de 2023 a repoussé l’âge moyen de départ à 62,3 ans : elle a décalé l’échéance, pas supprimé. Un départ n’emporte pas qu’un poste. Il emporte des réflexes, des contacts, des dossiers que personne d’autre ne maîtrise.

Vos métiers changent plus vite que vos formations

Dématérialisation, cybersécurité, transition écologique : la fiche de poste d’il y a cinq ans ne décrit plus le travail réel. Le plan de formation, lui, se reconduit d’une année sur l’autre, catalogue en main. La GPEEC inverse la logique : on part des compétences dont vous aurez besoin, puis on forme.

Des agents inquiets pour leur parcours

« Et moi, dans trois ans, je fais quoi ? » La question surgit à chaque entretien professionnel, souvent sans réponse. Le statut protège l’emploi, il ne dessine pas de perspective. Un agent qui ne voit rien venir finit par décrocher ou partir. La GPEEC vous donne de quoi répondre.

Public vs privé

Même logique, quatre différences :

• Le cadre : LDG dans le public ; accord à négocier dès 300 salariés dans le privé.
• Les emplois : cadres d’emplois, catégories A, B, C et concours d’un côté ; contrats et classifications de l’autre.
• La mobilité : détachement, mutation et passerelles entre versants dans le public.
• La marge de manœuvre : effectifs et budgets cadrés par l’assemblée délibérante ou la tutelle.

Ce que la GPEEC change pour vos agents

Pour vos agents, la GPEEC change une chose : la visibilité. Ils savent quels postes existent, quelles compétences acquérir, quelles formations y mènent. La gestion au cas par cas laisse place à une démarche que chacun peut lire.

Un parcours qu’on peut enfin sécuriser

Un métier se transforme ? L’agent concerné ne l’apprend pas en réunion de service : vous l’avez vu venir. Reconversion, formation, mobilité sont préparées à l’avance. Sécuriser un parcours, c’est éviter que quelqu’un découvre son avenir au dernier moment.

Des postes accessibles en interne, et visibles

Combien d’agents ignorent que le poste qui leur plairait existe deux bureaux plus loin ? Une cartographie des métiers rend les passerelles lisibles : d’où l’on part, où l’on peut aller, ce qu’il manque. Publiez-la. La mobilité interne cesse d’être une affaire de réseau.

Une formation qui sert vraiment la carrière

Chaque formation comble un écart précis entre le poste tenu et le poste visé. L’agent sait pourquoi il s’inscrit, vous savez pourquoi vous financez. L’offre du CNFPT ou des organismes locaux sert alors un projet, plus un simple catalogue.

GPEEC : 5 étapes pour la mettre en place pour vos agents

Cinq étapes : cartographier l’existant, projeter les besoins, mesurer les écarts, bâtir les plans de formation et de mobilité, suivre les résultats. La DGAFP décrit la GPEEC comme un exercice pluriannuel, avec des projections à un an et à trois ans. Inutile de tout faire d’un coup.

Cartographier métiers et compétences

Partez de ce que vous avez : fiches de poste, rapport social unique, comptes rendus d’entretiens professionnels. Pour chaque métier, notez effectifs, âges, catégories et compétences clés. Inutile d’être exhaustif au premier tour : mieux vaut poser un diagnostic GPEC de départ partiel, puis l’enrichir chaque année.

Projeter les besoins à 3-5 ans

Croisez trois sources : départs prévisibles, projets de la direction ou des élus, évolutions réglementaires et numériques. Posez un scénario réaliste à trois ans, cinq si vos projets sont stables. Combien d’agents, dans quels métiers, avec quelles compétences ? Vos LDG servent de fil rouge.

Mesurer les écarts et prioriser

Comparez l’existant à la cible, métier par métier : écarts d’effectifs, de compétences, d’âges. Vous ne pourrez pas tout traiter. Attaquez d’abord les métiers en tension et les départs proches, là où la continuité du service est la plus exposée.

Bâtir le plan de formation et de mobilité

Chaque écart appelle une action : formation, tutorat, recrutement, mobilité interne, promotion. Votre plan de formation devient un véritable plan de développement des compétences, avec priorités, calendrier et budget. Associez les agents concernés : ils connaissent leur métier mieux que n’importe quel tableau.

Suivre avec des indicateurs précis

Quelques indicateurs GPEC bien choisis valent mieux qu’un tableau de bord de quarante lignes : pyramide des âges, part des 55 ans et plus par métier, postes pourvus en interne, agents formés sur les compétences prioritaires, entretiens professionnels réalisés. Suivez-les chaque année : ils nourrissent la révision de vos LDG.

État, territoriale, hospitalière : un même objectif, trois terrains

Même objectif, trois terrains : l’État, les collectivités et les hôpitaux n’ont ni les mêmes effectifs, ni le même âge moyen, ni les mêmes métiers en tension. La GPEEC se règle en conséquence.

Ministère, mairie ou hôpital : ce qui change concrètement

Dans un ministère, tout se joue à grande échelle : la fonction publique de l’État compte 2,6 millions d’agents et des métiers très variés. En mairie, l’équipe RH tient parfois en une personne, les agents sont polyvalents, et le centre de gestion devient un allié. À l’hôpital, les métiers du soin en tension et le service continu dictent les priorités.

Fonction publique	Enjeu principal	Levier prioritaire
État (FPE)	Piloter 2,6 millions d’agents sur des métiers très variés	Cartographie ministérielle partagée, mobilité entre services
Territoriale (FPT)	La plus âgée (46 ans de moyenne), petites équipes RH	LDG, appui du centre de gestion, plans de transmission
Hospitalière (FPH)	Départs plus précoces (61,2 ans), métiers du soin en tension	Parcours et formation ciblés sur les métiers en tension

Les erreurs fréquentes lors de la mise en place de la GPEEC

Trois erreurs reviennent presque partout : prendre la GPEEC pour un plan de formation, laisser dormir les entretiens professionnels, acheter un outil avant d’avoir une stratégie. Elles coûtent du temps et, surtout, la confiance des agents.

La confondre avec le plan de formation

Le plan de formation répond à des besoins exprimés. La GPEEC prépare des besoins à venir, en effectifs comme en compétences. Sans elle, le plan reste une liste de stages. Faites-en l’aboutissement de la démarche, pas son point de départ.

Ignorer l’entretien professionnel comme source de données

Chaque année, vos managers recueillent des souhaits de mobilité, des besoins de formation, des compétences repérées. Puis les comptes rendus dorment dans un dossier. C’est votre meilleure matière première : structurez-la, elle nourrit la cartographie et les priorités de formation.

Choisir l’outil avant la stratégie

Un logiciel GPEC n’a de valeur qu’avec une méthode. Définissez d’abord vos métiers de référence, vos indicateurs, vos priorités, puis cherchez l’outil qui les porte. Faire l’inverse, c’est adapter votre stratégie aux limites d’un menu déroulant.

Quel logiciel pour déployer la GPEEC ?

Un bon outil rassemble les données de vos agents, relie entretiens, compétences et formations, et sort des indicateurs sans ressaisie. Excel suffit pour un premier diagnostic. Il craque quand les métiers, les sources et les interlocuteurs se multiplient.

Ce qu’un bon outil doit savoir faire

• centraliser les entretiens professionnels et leurs comptes rendus ;
• cartographier les compétences par agent et par métier ;
• afficher la pyramide des âges d’un service ou d’un métier ;
• relier les besoins de formation aux écarts de compétences ;
• suivre les campagnes et exporter des indicateurs.

Comment Skeely accompagne les services RH publics

Skeely réunit la gestion des entretiens, des formations et de la GPEC. Vous créez vos trames d’entretien professionnel, suivez les campagnes et relancez les managers sans courir après les comptes rendus. Le module GPEC affiche pyramide des âges, cartographie des compétences et fiches métiers. Les trames se personnalisent : reprenez votre vocabulaire (cadres d’emplois, catégories A, B, C).

Le conseil Skeely

Ne lancez pas la GPEEC sur toute la collectivité. Prenez un seul métier en tension, cartographiez-le, projetez ses départs sur trois ans, chiffrez l’écart. En quelques semaines, vous tenez un cas concret à présenter à votre direction et aux instances, et vous savez ce qu’il faut outiller.

FAQ : fonction publique GPEEC