En 2023, plus de 65 % des professionnels RH interrogés confirmaient que la cartographie claire des compétences était devenue l’axe central de leur politique de gestion de l’emploi. Un chiffre qui inspire. Aujourd’hui, impossible pour une entreprise ambitieuse de s’affranchir d’un référentiel de compétences structuré. Le référentiel de compétence s’implémenta directement dans une stratégie de GPEC et plus globalement de gestion des talents.
Pourtant, le concept reste parfois flou. À quoi sert ce document stratégique ? Comment l’adapter à chaque métier ou poste ? Quels outils pour accompagner les collaborateurs et managers dans leur évolution ? Découvrez pourquoi le référentiel de compétences est un outil ressourçant, central, indispensable à toute démarche RH performante, et comment le bâtir de façon efficiente.
Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?
Le référentiel de compétences constitue un document de référence pour l’entreprise. Il regroupe, pour un métier, une famille de postes, un service ou l’ensemble de l’organisation, la liste structurée des compétences attendues. Chaque compétence est identifiée, qualifiée, associée à un niveau de maîtrise attendu, et souvent reliée à des exemples concrets d’application professionnelle.
Cette cartographie des compétences (des savoirs, savoir-faire, et savoir-être) permet à l’entreprise d’identifier les connaissances nécessaires pour chaque poste, de structurer les pratiques RH et de faire monter en compétence ses collaborateurs. Il s’agit donc d’un outil central dans la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC), la formation professionnelle, et les plans d’évolution de carrière.
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Pourquoi créer un référentiel de compétences ?
- Aligner les pratiques RH avec la stratégie de l’entreprise
- Aider au pilotage des parcours professionnels : recrutement, mobilité, formation
- Offrir aux collaborateurs une vision claire de leurs missions et perspectives d’évolution
- Faciliter l’évaluation et la reconnaissance des compétences
- Identifier les besoins de développement, tant collectifs qu’individuels
Les éléments clés d’un référentiel de compétences efficace
Un référentiel de compétences performant ne s’improvise pas. Sa construction repose sur plusieurs piliers indispensables pour garantir sa pertinence et sa durabilité.
Définition des compétences
La compétence désigne la mobilisation, dans un contexte professionnel donné, de savoirs (connaissances théoriques), de savoir-faire (maîtrise d’outils, de gestes, de méthodes), et de savoir-être (attitudes, comportements) afin de réaliser efficacement une mission ou une fonction.
Exemple de compétence :
- Compétence : Maîtriser la relation client
- Savoirs : Connaître les process de gestion de réclamation
- Savoir-faire : Adapter la communication à différents profils
- Savoir-être : Faire preuve d’empathie, rester calme
Structuration par métier, poste, et niveaux
L’organisation du référentiel se décline généralement autour de trois axes :
- Métier : Grandes familles de fonctions (ex. RH, IT, Commercial)
- Poste : Déclinaison plus fine des métiers (ex. Responsable formation, Conseiller support)
- Niveau de compétence : Maîtrise débutant, intermédiaire, expert
Un tableau synthétique s’avère souvent utile pour visualiser l’ensemble des niveaux de compétence, des métiers, et des postes au sein d’un service ou d’une fonction :
| Métier | Poste | Compétence | Niveau requis | Exemple de situation professionnelle |
|---|---|---|---|---|
| RH | Responsable formation | Élaborer un plan de développement | Expert | Création d’un plan GPEC à 3 ans |
| Commercial | Account manager | Négocier un contrat | Intermédiaire | Renouvellement de contrat annuel |
| IT | Support applicatif | Diagnostiquer un incident | Débutant | Premier niveau de qualification téléphonique |
Outil central de gestion RH
Le référentiel ne se limite pas à un document statique. Intégré à un logiciel de gestion des compétences comme Skeely, il devient la pierre angulaire de la gestion de l’emploi, du suivi des performances et des parcours collaborateur. C’est un document structurant, partagé, évolutif, qui alimente de nombreux processus :
- Recrutement : identification du profil idéal
- Intégration : formation adaptée dès l’arrivée
- Entretien annuel ou professionnel : évaluation sur des critères objectifs
- Gestion des plans de formation
- Mobilité interne et évolution professionnelle
Référentiel de compétences : Un levier pour la gestion de carrière
Le référentiel dépasse le simple outil de conformité RH. Son impact sur la stratégie carrière du collaborateur et la performance de l’entreprise est direct.
Faciliter le management des équipes
Les managers disposent, grâce au référentiel, d’un cadre partagé pour évaluer, accompagner et faire progresser leurs collaborateurs. Plus d’aléa lors des entretiens annuels : chaque salarié est évalué sur des critères objectifs, partagés, communiqués en amont. Le dialogue professionnel devient plus fluide, axé sur des axes de progression concrets.
Accompagner la montée en compétences
Le référentiel permet d’identifier les besoins en formation professionnelle, au niveau individuel, collectif, ou par service, et d’adapter les parcours professionnelles aux réalités du poste. Un collaborateur visant un changement de poste connaît précisément les compétences à développer, ainsi que le niveau attendu. Le responsable formation bâtit alors des parcours adaptés, personnalisés, alignés sur les ambitions de l’entreprise et les attentes des collaborateurs.
Optimiser la mobilité interne
La gestion de l’emploi et des ressources humaines passe aussi par la mobilité. Grâce au référentiel, les RH disposent d’un outil structuré permettant d’identifier les compétences mobilisables au sein de l’entreprise, par poste, par collaborateur, ou par métier. Mieux : ils identifient rapidement les écarts entre les compétences détenues et celles requises pour les postes ouverts. La mobilité devient un levier stratégique, favorisant la rétention, la progression interne et la valorisation des talents.
Soutenir la GPEC
En cartographiant les compétences nécessaires à chaque métier, le référentiel sert de socle à la GPEC. Il permet de projeter les besoins futurs, de mettre en adéquation les ressources humaines avec les évolutions des métiers, et de structurer la montée en compétence par des actions de formation ciblées. C’est la base pour rester compétitif, agile, et préparer l’organisation aux mutations du marché.
Les étapes pour construire un référentiel de compétences pertinent
La conception d’un référentiel prend du temps et nécessite une démarche structurée, associant plusieurs acteurs de l’entreprise. Voici les étapes incontournables pour garantir la qualité du document final.
1. Définir le périmètre
- Quelle est la finalité du référentiel ? Pilotage de la formation, gestion des carrières, appui au recrutement, GPEC, polyvalence sur certains postes…
- Quel est le périmètre (tous les métiers, une famille professionnelle, l’ensemble de l’entreprise, un service) ?
2. Mener une analyse approfondie des métiers
La première étape consiste à analyser chaque métier et poste afin d’en identifier les fonctions clés, les savoir-faire attendus et les niveaux de compétence requis :
- Missions principales
- Activités réalisées
- Responsabilités engagées
- Livrables attendus
Cette analyse s’appuie sur l’expertise des collaborateurs, des managers et des RH. Les fiches de poste constituent une base précieuse.
3. Identifier et formaliser les compétences
Pour chaque mission, il s’agit ensuite de lister les compétences mobilisées :
- Savoir-faire technique (utilisation d’un logiciel, manipulation d’outil spécifique)
- Savoirs théoriques (connaissance d’une réglementation, maîtrise d’un domaine métier)
- Savoir-être professionnel (capacité d’adaptation, coopération, prise de recul)
Chacune de ces compétences devra :
- Être formulée de façon précise, observable, mesurable
- Inclure, lorsque nécessaire, des exemples pratiques d’utilisation
- Mentionner les niveaux requis (débutant/intermédiaire/confirmé/expert)
4. Construire la grille de niveaux
Les niveaux reflètent la profondeur et l’autonomie du collaborateur sur la compétence visée. Une gradation claire facilite la gestion des emplois, l’évaluation, et la reconnaissance professionnelle.
Exemple de grille de niveaux :
- Débutant : Applique sous supervision
- Intermédiaire : Réalise en autonomie, sollicite occasionnellement de l’aide
- Avancé : Maîtrise totalement, transmet son savoir
- Expert : Référence technique, participe à l’innovation métier
5. Valider collectivement le référentiel
Une étape-clé. Le référentiel, en tant que document stratégique pour l’emploi et la carrière, doit être validé collectivement par les managers, collaborateurs, et autres acteurs RH de l’entreprise. Cette collaboration permet de garantir la pertinence, l’objectivité, et l’acceptation du référentiel dans toutes les branches de l’entreprise.
6. Mettre en place un outil adapté
L’utilisation d’un logiciel comme Skeely fluidifie l’exploitation du référentiel. Facilité d’accès, mises à jour partagées, exploitation directe lors des entretiens, pilotage des plans de formation… Le référentiel devient un document vivant, centralisé, évolutif.
7. Communiquer, accompagner, mettre à jour
La réussite du référentiel passe par une communication claire auprès de tous les collaborateurs et managers. Des sessions d’information, des formations, voire l’intégration dans le livret d’accueil sont autant de leviers pour garantir l’appropriation de la démarche. Un référentiel n’a vocation à être utile que s’il est compris, accepté et utilisé par l’ensemble de l’organisation. Par ailleurs, la mise à jour régulière s’impose : toutes les évolutions du métier, les arrivées de nouvelles technologies ou l’apparition de nouveaux besoins d’entreprise nécessitent une actualisation du référentiel pour rester en phase avec la réalité opérationnelle.
Les bonnes pratiques pour pérenniser et valoriser votre référentiel de compétences
Un référentiel structuré, aux données continuellement mises à jour, renforce l’expérience collaborateur et aligne les fonctions professionnelles avec les besoins réels de l’entreprise. Il repose sur des pratiques rigoureuses et une démarche d’amélioration continue.
Implication des parties prenantes
Associer managers, responsables RH, salariés et partenaires sociaux. Leur implication garantit une vue complète des missions, des attentes et des besoins réels. Cette collaboration facilite la reconnaissance du référentiel en tant qu’outil central et réduit la résistance au changement.
Accessibilité et transparence
Mise à disposition du référentiel de compétences dans un espace partagé, accessible à tous. Chaque collaborateur doit pouvoir consulter le document, identifier les compétences attendues sur son emploi, visualiser les niveaux requis pour sa fonction et comprendre les étapes d’évolution professionnelle. Plus le référentiel est transparent, mieux il accompagne la carrière et la formation.
Intégration dans les outils RH
Intégration directe au sein de logiciels d’entretien d’évaluation comme Skeely. Cela facilite l’utilisation courante lors des entretiens annuels, des bilans professionnels ou lors de la préparation des plans de formation. L’exploitation des données issues du référentiel enrichit les échanges entre manager et collaborateur, structure la démarche d’évolution, oriente la politique formation et anticipe les besoins en recrutement.
Mise à jour régulière : clé de la démarche
Une compétence n’est jamais acquise pour toujours. Métiers, outils, besoins de l’entreprise, cadre légal : tout évolue. Planifier des points de revues réguliers du référentiel, idéalement une fois par an. Impliquer à nouveau les équipes. Intégrer les retours d’expérience, les enseignements issus des nouveaux projets, les données issues des entretiens professionnels. Un référentiel enrichi, réactualisé, demeure un outil stratégique pour la gestion dynamique des emplois et des ressources.
Exploitation des données et pilotage
Un référentiel bien structuré, intelligemment exploité, offre une mine d’informations stratégiques. Les tableaux de bord RH, alimentés par les niveaux de compétences évalués lors des différentes campagnes d’entretiens, permettent le suivi d’indicateurs clés :
- Taux de maîtrise des compétences critiques
- Niveau moyen par métier/service
- Efficacité des formations
- Anticipation des besoins liés aux mobilités ou aux départs
Ce pilotage par la donnée RH permet d’identifier les compétences critiques à renforcer, oriente les plans de formation, optimise l’allocation des ressources, et soutient la performance globale de l’entreprise.
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Les bénéfices d’un référentiel de compétences pour l’entreprise et pour le salarié
Un référentiel solidement implanté transforme aussi bien l’expérience collaborateur que la gestion stratégique RH. Les bénéfices s’observent à tous les niveaux.
Pour l’entreprise
- Performance accrue : les compétences sont au bon endroit, au bon moment, sur le bon poste.
- Souplesse et mobilité : visualisation rapide des potentiels, anticipation des besoins, prise de décision facilitée pour les mobilités internes.
- Innovation et adaptation continue : capacité à intégrer rapidement de nouvelles compétences, notamment lors de l’introduction de nouveaux outils ou de nouvelles pratiques métier.
- Réduction des risques RH : meilleure anticipation des départs, facilité de remplacement, maintien de la continuité de service.
- Conformité légale : facilitation du suivi des obligations liées aux entretiens professionnels, à la GPEC, à la politique formation.
Pour le collaborateur
- Visibilité sur les attentes du poste : chaque salarié connaît précisément les compétences attendues et leur niveau.
- Clarté sur les perspectives d’évolution : les étapes à franchir pour progresser dans sa grille métier sont explicitement décrites.
- Valorisation des acquis et des efforts : reconnaissance de ses compétences, identification des axes de valorisation ou de formation, accroissement de la motivation.
- Accompagnement structuré : entretiens plus pertinents, plans de formation ciblés, démarche objective de reconnaissance et d’évolution.
- Meilleure adéquation des ambitions et des besoins entreprise : alignement des aspirations de carrière et des opportunités internes.
Exemples concrets de construction et d’utilisation du référentiel
Un outil est d’autant plus parlant lorsqu’il s’ancre dans la pratique. Voici quelques cas d’usage observés dans les entreprises ayant mené une démarche structurée.
Exemple 1 : Déploiement dans un service informatique
Un service IT souhaite professionnaliser la gestion des carrières et anticiper le développement de nouvelles technologies. Le référentiel recense les compétences techniques (maîtrise de langages spécifiques, gestion de projet agile), les savoir-faire (diagnostic de pannes, gestion de crise) et les soft skills (communication, transmission de connaissances).
Chaque compétence est évaluée selon un niveau défini dans le référentiel, ce qui permet au manager d’identifier les écarts, de planifier la formation nécessaire, et d’anticiper l’évolution de chaque collaborateur au sein du service.
Exemple 2 : Aller vers un management agile dans un laboratoire pharmaceutique
Face aux changements métiers et réglementaires, le référentiel assiste la montée en compétences des responsables qualité et managers de projet. L’outil facilite la transition vers de nouveaux modes de management (leadership collaboratif, gestion de l’incertitude) et structure la progression des employés. Les entretiens professionnels exploitent directement le référentiel comme support à la définition des objectifs individuels. Le salarié visualise ainsi ses marges de manœuvre, sait précisément quelle connaissance acquérir, et peut s’engager dans des démarches de formation sur mesure.
Exemple 3 : Amélioration de la mobilité interne dans une TPE de services
Petite structure, la société souhaite maximiser la polyvalence pour faire face aux pics d’activité. Le référentiel liste les compétences transversales valorisant la mobilité interne (suivi de clientèle, utilisation de l’outil de facturation, animation d’équipe). Grâce à cet ensemble d’indicateurs, le manager adapte répartition des tâches, plans de formation, gestion des plannings, tout en impliquant directement chaque salarié. Résultat : meilleur usage des ressources humaines, réduction du temps d’intégration et valorisation des compétences transversales des salariés.
Un exemple de fiche que l’on retrouve dans un référentiel de compétence
Modèle de fiche compétence
| Intitulé de la compétence | Description | Savoirs mobilisés | Savoir-faire opérationnel | Savoir-être associé | Niveau requis | Exemple d’application |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gérer la relation client | Ecoute active, gestion des réclamations | Connaître les techniques de médiation, outils CRM | Adapter sa communication, prendre en charge les demandes | Empathie, diplomatie | Intermédiaire | Prendre en compte un client mécontent, proposer une solution adaptée |
Exemple de grille de niveaux
| Niveau | Description de la maîtrise |
|---|---|
| Débutant | Accomplit la tâche sous supervision |
| Intermédiaire | Réalise en autonomie, sollicite un soutien ramené |
| Confirmé | Référence métier, conseille ses pairs |
| Expert | Innove, forme, développe de nouvelles pratiques |
Comment faire évoluer votre référentiel dans le temps
La transformation des métiers, l’apparition de nouveaux outils ou la réorganisation d’un service nécessitent de faire évoluer périodiquement votre référentiel. Voici quelques conseils pour garantir sa pertinence :
- Intégrer à chaque étape de la vie de l’entreprise : lancement de nouveaux projets, fusion, digitalisation…
- Exploiter les résultats des évaluations, bilans de compétences, entretiens de développement
- Analyser les tendances métiers (veille sectorielle, benchmark), anticiper via des scénarios prospectifs
- Créer des groupes de travail dédiés, organiser des ateliers participatifs pour ajuster les missions, enrichir les grilles de compétences
- S’assurer que chaque compétence reste en cohérence avec la stratégie globale et les besoins quotidiens des équipes
FAQ – Référentiel de compétences
Quelle différence entre référentiel de compétences et fiche de poste ? Le référentiel recense et structure toutes les compétences attendues pour l’ensemble des métiers ou d’un domaine de l’entreprise, tandis que la fiche de poste décrit les missions, responsabilités et conditions d’exercice d’une fonction donnée.
Quelles compétences intégrer ? Les compétences techniques, comportementales, organisationnelles. Le référentiel doit couvrir aussi bien les compétences cœur de métier que les compétences transversales (management, digital, réglementaire).
Un référentiel est-il obligatoire ? Il n’est pas légalement obligatoire, mais il devient incontournable pour un suivi RH moderne et est fortement conseillé dans le cadre d’une démarche GPEC, des entretiens professionnels et du développement de la formation.
Combien de temps pour élaborer un référentiel de compétences ? Le temps nécessaire dépend du périmètre (ensemble de l’entreprise, service unique, profil métier rare), du nombre de postes concernés, de la disponibilité des parties prenantes. Comptez avec un objectif réaliste de 3 à 6 mois pour un référentiel global, quelques semaines pour un service pilote.
Comment mesurer l’impact du référentiel ?
Mesurer l’impact du référentiel de compétences demande une approche structurée et des indicateurs précis. L’analyse des écarts entre compétences requises et compétences maîtrisées par les collaborateurs constitue un premier niveau d’évaluation. Vous pouvez suivre les changements du nombre de mobilités internes facilitées, le taux de réalisation des plans de développement des compétences, ou encore la satisfaction des salariés concernant la clarté des attentes sur leur poste. Les outils RH modernes permettent également de croiser ces données avec le taux de succès des campagnes de formation ou les résultats des entretiens professionnels. Plus le référentiel est intégré aux process RH quotidiens, plus il permet de piloter efficacement l’adaptation des ressources humaines aux besoins réels de l’entreprise.
Enjeux d’avenir : le référentiel de compétences à l’ère du digital
La transformation digitale des entreprises accélère la mutation des métiers, modifie les pratiques professionnelles, et crée une demande constante de nouvelles compétences à intégrer dans le référentiel. Désormais, l’agilité et la capacité de mise à jour rapide du référentiel de compétences deviennent des atouts stratégiques pour l’entreprise.
Déploiement sur outils numériques
Les plateformes RH comme Skeely dotent l’entreprise de fonctionnalités innovantes :
- Mise à jour collaborative des compétences en temps réel
- Diffusion immédiate auprès de tous les collaborateurs
- Suivi automatisé des niveaux de maîtrise via les entretiens et la gestion quotidienne
- Tableaux de bord pour piloter la montée en compétence collectivement ou individuellement
Adaptation en continu
Grâce à la collecte de données issues des activités quotidiennes (projets, feedbacks, formations suivies), il devient possible d’ajuster en permanence le référentiel. La démarche de gestion des compétences se transforme alors en processus continu, et non en arrêt sur image ponctuel. Le service RH gagne en temps et en pertinence.
Vers la personnalisation de la gestion de carrière
Le référentiel alimente désormais des parcours individualisés : chaque salarié visualise ses compétences acquises, les écarts à combler pour ses ambitions, et peut co-construire, avec son manager, son plan de carrière, pour sa profession. Les dispositifs d’auto-évaluation et les recommandations automatisées (formations, missions, tutorat) renforcent cette dimension personnalisée, rendant la gestion de carrière plus dynamique et attractive.
