Comment digitaliser son plan de formation ?

Résumé : digitaliser son plan de formation consiste à gérer dans un outil unique les demandes, les sessions, le planning et le budget des formations, à la place d’Excel et des mails. On structure d’abord le plan et ses critères, on organise ensuite les sessions, puis on suit les coûts et les financements. Résultat : moins de ressaisie, un budget visible à tout moment et aucune demande perdue.

Selon le baromètre Entreprises & Formation 2025 du Medef, réalisé auprès de 841 entreprises, 60 % des entreprises jugent le coût des formations trop élevé et 58 % évoquent le manque de temps. Deux chiffres, un même constat : le plan de formation coûte cher, et sa gestion prend du temps.

Dans beaucoup d’entreprises, ce plan vit dans un fichier Excel, des mails et des dossiers partagés. Le manager envoie sa demande, le RH la recopie, le budget se met à jour à la main. Cela tient tant que le volume reste faible. Ensuite, cela craque.

Digitaliser son plan de formation, c’est sortir de ce schéma. Non pour créer des formations en ligne, mais pour centraliser demandes, sessions, planning et coûts au même endroit. Le but est d’optimiser au mieux le suivi des formations en entreprise. Voici comment s’y prendre, étape par étape.

Digitaliser ses formations, ça veut dire quoi ?

Digitaliser ses formations, c’est gérer leur organisation dans un outil numérique : demandes, plan, sessions, planning, budget. Il ne s’agit pas de créer des contenus pédagogiques en ligne, ni de monter un parcours e-learning. On digitalise la gestion de la formation, pas la formation elle-même.

Le terme prête à confusion. Sur Google, « digitaliser ses formations » renvoie souvent vers le digital learning : modules, quiz, vidéo, LMS (Learning Management System, la plateforme qui héberge des cours en ligne). Ce n’est pas le sujet ici. Que vos sessions se déroulent en présentiel, à distance ou en classe virtuelle, la question reste la même : comment les piloter sans se perdre ? Un responsable formation gère un catalogue, des demandes, des sessions et des budgets. C’est ce travail que la digitalisation prend en charge.

Excel ou outil dédié : quelle différence ?

Excel convient pour quelques dizaines de formations et un seul gestionnaire. Au-delà, un outil dédié devient plus fiable : les données sont partagées, chacun voit ce qui le concerne et le budget ne se ressaisit plus. La différence se joue sur quatre critères.

Critère	Excel et mails	Outil dédié
Recueil des demandes	Mails à recopier à la main	Demandes saisies et suivies au même endroit, acceptées ou refusées
Planning des sessions	Fichier à part, vite obsolète	Sessions et créneaux visibles par plan
Suivi du budget	Formules à maintenir, mise à jour manuelle	Coûts répartis par session, suivis au fil de l’eau
Filtres et lecture	Un fichier pour tous, ou des copies multiples	Filtres adaptés à ce que cherche le RH ou le manager

Excel reste utile pour une analyse ponctuelle ou un export. Comme base de pilotage, il montre vite ses limites.

Pourquoi digitaliser son plan de formation ?

Pour gagner du temps, reprendre la main sur le budget et ne plus perdre de demandes. Un plan digitalisé réunit besoins, sessions et coûts dans un même espace, accessible aux RH, aux managers et à la direction. Chacun y trouve l’information utile, sans fichier à réclamer ni mail à relancer. Pour bien utiliser la formation en entreprise, encore faut-il la piloter avec des données fiables et à jour.

L’intérêt n’est pas le même selon votre fonction :

Pour le RH ou le responsable formation, l’intérêt est d’abord la ressaisie en moins. Une demande saisie une fois alimente le plan, les sessions et le budget. Ce temps gagné sert à conseiller et à arbitrer, pas à recopier. Le baromètre Medef 2025 rappelle que 58 % des entreprises manquent de temps pour la formation : réduire l’administratif est un vrai levier.

Pour le manager, c’est une demande qui ne se perd plus. Il sait si elle est acceptée ou refusée, et il voit quand son équipe est en formation.

Pour le dirigeant, c’est un budget lisible sans attendre le bilan de fin d’année. Il voit ce qui est prévu, ce qui est engagé et où se concentrent les dépenses.

Côté conformité, un suivi digital permet de prévoir des alertes d’échéance, pour qu’un recyclage ou une habilitation obligatoire ne passe pas entre les mailles. C’est loin d’être un détail : selon le même baromètre Medef, 84 % des entreprises privilégient les formations réglementaires.

Enfin, un plan digitalisé laisse une trace claire de ce qui a été décidé, financé et réalisé. Utile le jour d’un audit ou d’un contrôle, comme au moment de préparer le plan de l’année suivante.

Qu’est-ce qui coince avec Excel et les mails ?

Excel et les mails dispersent l’information. Une demande se perd dans une boîte, un planning n’est plus à jour, un budget se vérifie trop tard. Chaque erreur est petite, mais leur cumul fait perdre des heures et fragilise le pilotage du plan de formation.

Voici les cinq blocages que rencontrent le plus souvent les équipes RH :

Les demandes se perdent d’abord. Un manager envoie sa demande par mail, un autre la dépose lors de l’entretien, un troisième la glisse en réunion : personne n’a la vue d’ensemble. Le planning n’est ensuite à jour nulle part. Les dates vivent dans un fichier, les convocations dans un autre, et un changement de créneau oblige à tout corriger. Le budget, enfin, est suivi trop tard. Imaginez un service qui a consommé 80 % de son enveloppe en septembre : si le suivi se fait à la main, le RH ne le découvre qu’au bilan de décembre.

Les feuilles d’émargement, elles, restent sur papier. Scannées, classées, parfois introuvables le jour où il faut prouver une présence. Et les échéances passent inaperçues : une habilitation arrive à terme, personne n’est prévenu, et le collaborateur ne peut plus tenir son poste.

Le point commun : tout repose sur la mémoire et la rigueur d’une seule personne. Si elle est absente, le plan s’arrête.

Comment digitaliser son plan de formation, étape par étape ?

Trois étapes suffisent : structurer le plan et recueillir les demandes, organiser les sessions et le planning, puis suivre le budget et les financements. Chaque étape remplace un fichier ou une chaîne de mails par un espace partagé. Vous avancez plan par plan, sans tout reprendre d’un coup.

1. Comment structurer son plan et recueillir les demandes ?

Commencez par créer le plan et ses règles : qui est concerné, quelles formations, quel budget. Centralisez ensuite les demandes des collaborateurs au même endroit. Le RH les accepte ou les refuse, et chacun voit où en est sa demande.

Vous commencez par créer vos plans : un plan par année, ou un plan par population si vos besoins diffèrent. Vous définissez ensuite les critères de sélection (pôle, type de contrat, alternants), pour que chaque plan ne s’adresse qu’aux personnes concernées. Un plan dédié aux alternants ne se mélange pas avec celui des cadres. Vient ensuite le catalogue sur mesure : vous choisissez une grande catégorie, puis le découpage classique qui correspond à votre organisation, et vous ajoutez autant de champs que nécessaire (durée, organisme, coût, modalité). Prévoyez une catégorie pour les formations comportementales : développer les soft skills en entreprise passe aussi par le plan de formation. Enfin, chaque demande reçoit une réponse : acceptée ou refusée, la décision est tracée, et le collaborateur n’attend plus une réponse qui ne vient pas.

Erreur courante : accepter les demandes au fil de l’eau, sans critères. Les arbitrages se font alors à l’instinct, et le plan s’éloigne des objectifs de l’entreprise.

2. Comment organiser sessions et plannings ?

Une formation se déroule rarement en un seul bloc. Créez une session par groupe, avec un ou plusieurs créneaux, puis visualisez le planning du plan entier. Chaque participant sait quand il est attendu, et le RH repère d’un coup d’œil les conflits d’agenda.

Une même formation peut être organisée en plusieurs sessions, pour plusieurs groupes ou plusieurs sites. Chaque session peut compter plusieurs créneaux : deux demi-journées, ou plusieurs semaines, chacune avec son jour et son horaire. Le planning par plan donne l’année de formation d’un regard, sans ouvrir dix fichiers. Et la feuille d’émargement reste avec la session : la preuve de présence se garde au même endroit, pas dans un classeur à part.

Erreur courante : gérer le planning dans un fichier séparé du plan. Le premier changement de date crée deux versions de la vérité.

3. Comment suivre budget et financements ?

Chaque session a un coût. Répartissez-le entre coûts fixes (le formateur, la salle) et coûts par participant (les repas, les supports), puis ajoutez vos sources de financement. Vous voyez ce que le plan coûte réellement, et ce que vous récupérez.

Prenez d’abord les coûts fixes et les coûts par participant. Exemple : un formateur à 1 200 € (fixe) et 45 € de repas par participant. Pour 10 participants, la session revient à 1 650 €. Ajoutez ensuite plusieurs financements : OPCO, fonds propres, autre dispositif. Chaque source s’ajoute au budget, ce qui permet de mesurer le reste à charge. Les filtres permettent enfin de lire le budget par plan ou par formation, sans refaire un tableau.

Le conseil Skeely : séparez dès le départ les coûts fixes et les coûts par participant. Quand quelqu’un s’ajoute ou se désiste, seule la part variable bouge. Vous comparez ensuite vos sessions sur une base identique, ce qui évite les mauvaises surprises en fin d’année.

En vidéo : digitaliser son plan de formation sur Skeely concrètement !

En vidéo, suivez un plan de formation de bout en bout sur Skeely : de la création du plan à la session planifiée, puis au suivi du budget. En moins d’une minute, vous voyez comment les demandes, les sessions et les coûts s’enchaînent dans un même espace.

Comment choisir son outil sans se tromper ?

Choisissez l’outil qui s’adapte à votre organisation, pas l’inverse. Vérifiez qu’il personnalise le catalogue, accepte des champs sur mesure, propose des filtres selon les profils et gère plusieurs financements. Testez-le ensuite sur un vrai plan avant de vous engager.

Posez ces six questions à chaque éditeur :

• Le catalogue est-il entièrement personnalisable ?
• Puis-je ajouter autant de champs que nécessaire ?
• Les filtres s’adaptent-ils à ce que cherche le RH, comme le manager ?
• Peut-on cumuler plusieurs financements sur un même plan ?
• Les coûts se répartissent-ils entre part fixe et part par participant ?
• Une session accepte-t-elle plusieurs créneaux ?

Pour limiter la complexité, démarrez petit : un seul plan, une seule population, un seul périmètre. Demandez aussi ce que comprend la mise en place : paramétrage, prise en main des utilisateurs, accompagnement. C’est là que se cachent la plupart des coûts réels.

Précisez enfin ce que l’outil ne fait pas. Skeely, logiciel de gestion de formation, par exemple, pilote le plan de formation mais ne crée pas de parcours e-learning : c’est le rôle d’un LMS. Les deux répondent à des besoins différents, et ils peuvent coexister.

Et si vous reliiez vos formations aux compétences ?

Une formation répond toujours à un besoin de compétence. Relier le plan de formation aux entretiens et à la GEPP (ex-GPEC) permet de voir ce que chaque formation apporte vraiment. On passe d’un budget dépensé à des compétences développées.

La GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels, ancienne GPEC) compare les compétences dont l’entreprise dispose avec celles dont elle aura besoin. La formation est l’un de ses leviers principaux. Une formation sert souvent à faire monter un collaborateur en compétences, ce qu’on appelle l’upskilling.

Sur Skeely, entretiens, formation et GPEC se trouvent dans le même logiciel. Le besoin de formation s’exprime pendant l’entretien, la demande alimente le plan, puis les compétences acquises remontent dans le module GPEC. Vous repérez ainsi les formations qui ont le plus d’impact.

C’est un vrai changement d’angle. Le baromètre Medef 2025 indique que 61 % des entreprises évaluent leurs formations, surtout à chaud. Une évaluation à chaud mesure la satisfaction du moment, pas la compétence acquise ni son usage en situation de travail. Relier formation et compétences répond à cette limite.

Le conseil Skeely : créez le plan de formation en même temps que la campagne d’entretiens annuels. Les besoins exprimés par les collaborateurs arrivent alors directement dans le bon plan, sans ressaisie.

FAQ : digitaliser son plan de formation