Les différentes étapes pour préparer un entretien annuel

L’entretien annuel est devenu une pratique courante dans le monde de l’entreprise. Même s’ils ne sont pas obligatoires comme les entretiens professionnels, de plus en plus d’entreprises les rendent indispensables dans leur convention collective. Mais alors comment faire et quelles sont les bonnes pratiques pour réussir son entretien annuel ? Nous allons vous aidez à mieux comprendre ! 

Il joue également un rôle clé dans l’alignement entre les attentes de l’entreprise et les aspirations professionnelles du salarié, contribuant ainsi à la fidélisation des talents et à l’amélioration de l’engagement au travail.

Au-delà de l’évaluation pure, l’entretien annuel s’inscrit dans une démarche globale de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Il permet d’identifier les besoins en formation, d’anticiper les évolutions de carrière, de détecter les potentiels et de prévenir d’éventuelles situations de démotivation ou de désengagement. Bien préparé et correctement mené, il devient un véritable outil de dialogue social, favorisant la transparence, la reconnaissance professionnelle et la performance collective.

Qu’est-ce qu’un entretien annuel ?

L’entretien annuel est une entrevue formel entre un manager et un collaborateur portant sur les missions du poste, les objectifs, les compétences et le bien-être dans l’entreprise. Cet entretien a pour but de juger les aptitudes professionnelles du salarié. Il permet de réaliser un bilan sur tout ce qu’il s’est passé durant l’année, si les objectifs fixés ont été atteint mais également d’en savoir davantage sur le degré d’intégration au sein de l’entreprise (valeurs, collaborateurs…) 

L’entretien annuel est un moment privilégié pour parler des souhaits professionnels du collaborateur comme une mutation ou un changement de poste. L’entretien annuel d’évaluation peut être rendu obligatoire dans la convention collective et doit se réaliser dans une périodicité de 1 an tous les ans (d’où le nom annuel !) mais le salarié doit être tenue au courant dès la signature du contrat.

Il se doit de contribuer à plusieurs objectifs :

• clarifier les objectifs futurs et les attentes de l’entreprise ;
• identifier les axes d’amélioration et les compétences à développer ;
• renforcer la motivation et l’engagement du collaborateur ;
• améliorer la communication entre manager et salarié.

Quels sont les 3 points importants à mettre en place dès le début de l’entretien annuel d’évaluation ?

Pour réussir son entretien annuel, il faut d’abord commencer par des bases solides ! 

1. Instaurer un climat de confiance

Le début de l’entretien doit favoriser un échange serein. Le manager doit mettre le collaborateur à l’aise, rappeler que l’entretien est un moment d’écoute et de dialogue, et adopter une posture bienveillante pour encourager la transparence. Le but : démarrer sur des bonnes bases et surtout rappeler au salarié que ce n’est pas qu’un espace d’évaluation mais bien un espace d’échange, de discussion et d’expression de ressentis, de difficultés sans jugement. 

Petit TIPS : Commencer par un point positif ! Cette action va amener le collaborateur à être plus en confiance.

2. Rappeler le cadre et les objectifs de l’entretien

Il est essentiel d’expliquer le déroulement de l’entretien, les thèmes abordés (bilan de l’année, objectifs, compétences, perspectives) et l’objectif principal : faire un point constructif sur la situation professionnelle du collaborateur.

Ce cadrage permet au collaborateur de mieux comprendre la finalité de l’entretien et de se projeter plus facilement dans l’échange. Cela contribue également à instaurer un sentiment d’équité et de transparence dans le processus d’évaluation.

Préciser que l’entretien s’inscrit dans une démarche globale de développement professionnel et non uniquement dans une logique de contrôle renforce l’adhésion du collaborateur et favorise un dialogue plus constructif.

3. Faire un premier bilan global de l’année écoulée

Avant d’entrer dans le détail, il est utile de commencer par une vision d’ensemble : les principales réalisations, les événements marquants, les réussites et éventuellement les difficultés rencontrées. 

Ce bilan global offre un recul nécessaire pour analyser les performances de manière plus objective et contextualisée. Il permet aussi de valoriser les réussites du collaborateur, ce qui est un levier important de motivation et de reconnaissance.

Par ailleurs, cette introduction facilite la transition vers des discussions plus approfondies sur les compétences, les axes d’amélioration ou les perspectives d’évolution. Elle favorise un échange équilibré et constructif en posant des bases claires pour la suite de l’entretien.

Comment bien préparer et animer un entretien ?

1- Planifier l’entretien avec le collaborateur

Il est très important pour le manager de bien planifier tous les entretiens avec ses collaborateurs. La planification permet à chacune des parties de préparer, en amont du rendez-vous, les questions qui seront abordées lors de l’entretien.

Vous pouvez vous préparer une checklist de ce que vous devez préparer avant de lancer votre campagne. Voici un bon exemple à suivre :

• Choisir la période
• Sélectionner le type d’entretien en fonction du collaborateur ciblé
• Echanger avec les différents managers
• Communiquer sur vos campagnes d’entretiens
• Préparer des modèles de trames

Si vous n’avez aucune idée de quelle modèles utiliser, vous avez souvent des modèles qui sont fournit avec les outils d’entretien annuel.

2- Préparer la trame d’entretien annuel

Une campagne d’entretien annuel s’articule souvent sur une période comprise entre 2 et 6 mois suivant le nombre de collaborateurs de l’entreprise. Il est donc conseillé de bien anticiper la préparation de votre trame d’entretien. Pour un entretien annuel plus efficace, il est préférable d’adapter la trame en fonction du secteur ou du métier du salarié afin de répondre au mieux aux spécificités du poste. La personnalisation doit aussi prendre en compte le profil du collaborateur et ses spécificités. C’est l’une des clés de vos campagnes d’entretiens.

En fonction des questions, vous pouvez choisir si c’est au manager ou au collaborateur de compléter. Une trame bien réalisée vous permettra d’animer un entretien avec plus de fluidité et d’organisation. 

Pour vous aider, vous pouvez choisir un logiciel spécialisé dans les entretiens d’évaluations, car des modèles de trames vous seront proposés. Par exemple, le logiciel Skeely vous donne accès à une dizaine de trames pour vos entretiens. C’est une bonne base pour démarrer cette exercice qui n’est pas forcément évident.

3- Compléter la trame d’entretien annuel puis l’envoyer au collaborateur

Une fois la trame préparée, il faut l’envoyer au collaborateur et au manager. Dans l’idéal, anticipez l’envoi au moins 1 semaine à l’avance, que chacune des parties est le temps de compléter ses questions sans pression. Les outils d’entretien d’évaluation comme Skeely peuvent envoyer des relances automatiques lorsque les trames ne sont pas complétées; c’est la garantie que tous les entretiens annuels seront parfaitement complétés.

Il est très important pour pouvoir mettre en place une démarche GPEC ou encore un plan de formation d’obtenir 100% de ses entretiens annuels réalisés.

4- Animer l’entretien

Le jour de l’entretien, le manager a un rôle d’animateur, il reprend les question et permet que l’échange soit fluide entre lui et le collaborateur. Il doit « driver » l’entretien et de relancer son collaborateur, pour lui permettre d’échanger correctement.

Laissez le salarié s’exprimer sur tout ce qu’il a dire. C’est au manager de créer un cadre idéal pour l’entretien afin de le rendre agréable pour le collaborateur et lui. Il est vivement recommandé de ne pas interrompre le salarié et ne pas émettre de jugement envers ses réponses.

Il est recommandé pendant l’entretien de ne pas modifier les réponses aux questions mais d’apporter des notes complémentaires pour enrichir le compte rendu.

5- Validation et signature de l’entretien annuel

La validation de l’entretien est la dernière étape. Elle vous permet de faire le point une dernière fois sur les thématiques abordées. Il est intéressant d’ajouter une question à ce moment pour récolter un dernier avis non pas sur l’année écoulée mais sur le déroulement de l’entretien. Vous pourrez ainsi savoir si vous avez répondu à l’ensemble de ses questions et si tout c’est bien déroulé. Il est très répandu, si vous utilisez un logiciel d’entretien annuel individuel, de laisser une note pour juger l’entretien. Vous pouvez avoir un feedbacks supplémentaires sur la qualité de vos entretiens.

L’entretien annuel n’étant pas obligatoire, la signature ne l’est pas non plus. Toutefois, et s’il figure dans la convention collective, il est recommandé d’apporter une signature du collaborateur et du manager. La la date du jour peut vous apporter une valeur juridique à l’échange. Cela vous permets de faire une relecture et de voir si votre collaborateur valide bien l’ensemble des réponses que vous avez évoqués durant cette entrevue. La conclusion de l’entretien annuel est tout aussi importante que le reste, elle nest n’est pas à négliger ! 

Skeely étant un logiciel en ligne, propose par exemple la signature électronique certifiée pour une validation rapide et fiable.

L’utilisation d’un logiciel d’entretien annuel :

Pour pouvoir préparer ses entretiens annuels, il est beaucoup plus simple de passer par un logiciel d’évaluation. Ces outils offrent une interface simple avec la possibilité de planifier tous vos entretiens, de réaliser un suivi global ou des statistiques. Pourquoi ne pas également aller plus loin en proposant une analyse GPEC sur l’ensemble de l’entreprise ? C’est à vous de voir en fonction de vos besoins !

Le logiciel Skeely, vous offre de nombreux avantages comme le fait d’avoir accès à une dizaine de trames déjà prêtes que vous pouvez modifier à votre guise. Il simplifie plusieurs étapes dans votre processus de réalisation d’entretien annuel. Skeely vous propose aussi des trames préconçues pour les entretiens annuels.

Les différents outils de Skeely vous donnent accès aux résultats détaillés de vos entretiens. Ils vous permettent de connaître tous sur vos salariés. Mettre en place une GPEC efficace c’est définir une stratégie sur le long terme qui permet d’optimiser durablement la performance et l’adaptation de l’entreprise! Grâce également à un logiciel comme Skeely vous gardez des traces de tous vos entretiens tout en centralisant les données ce qui facilite l’après : cela facilite le suivi après l’entretien et permet de mettre en place des stratégies plus adaptées, fondées sur les conclusions et les échanges réalisés avec le collaborateur lors de l’entretien annuel.

FAQ : préparer votre entretien annuel ! 

Quelles questions poser lors d’un entretien annuel pour évaluer le bien-être au travail ?

L’évaluation du collaborateur ne doit pas se limiter uniquement aux résultats chiffrés, aux objectifs atteints ou à la performance opérationnelle. Il est tout aussi important de prendre en compte la dimension humaine et psychologique du salarié afin de mieux comprendre les facteurs qui ont pu influencer ses résultats, qu’il s’agisse de difficultés rencontrées ou, au contraire, d’un dépassement des objectifs. Cette approche globale permet d’identifier plus efficacement les besoins d’accompagnement et de favoriser un management plus adapté et constructif.

• Dans un premier temps, vous pouvez poser des questions du le ressenti général du collaborateur au travail, il est pertinent de poser des questions permettant de comprendre comment il se sent dans son poste, son niveau de satisfaction global ainsi que son équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Ces échanges permettent également d’évaluer le sentiment de reconnaissance qu’il peut ressentir vis-à-vis de son travail et de ses efforts.

En voici quelques exemples : Vous sentez-vous reconnu pour votre travail et vos efforts ? ou encore Comment vous sentez-vous globalement dans votre poste actuellement ? 

• Il est pertinent dans un second temps de poser des questions concernant l’environnement de travail, il est important d’aborder des éléments liés à l’ambiance au sein de l’équipe, aux conditions matérielles de travail ainsi qu’à l’adéquation entre la charge de travail et les capacités ou attentes du collaborateur. Cela permet d’identifier d’éventuels freins organisationnels ou relationnels. 

Comme exemple :  L’ambiance au sein de l’équipe vous convient-elle ? ou Disposez-vous des outils et des ressources nécessaires pour travailler efficacement ?

• La relation avec le management constitue aussi un point clé. Il est utile d’interroger le collaborateur sur la qualité de la communication avec son manager, le niveau de soutien et de feedback reçu, ainsi que sur les éventuelles améliorations qu’il souhaiterait dans l’organisation ou les pratiques managériales.

Vous pouvez poser ce type de question : Avez-vous suffisamment de feedback et de soutien dans votre travail ? Y a-t-il des améliorations que vous souhaiteriez dans l’organisation ou le management ?

• Enfin, aborder la motivation et les perspectives d’évolution permet de mieux comprendre les facteurs d’engagement du collaborateur, d’identifier d’éventuelles sources de stress ou de démotivation et de recueillir ses attentes en matière d’évolution professionnelle ou d’amélioration de son bien-être au travail.

Des questions idéales en fin d’entretien : Qu’est-ce qui vous motive le plus dans votre travail aujourd’hui ? Avez-vous des attentes ou des projets d’évolution qui pourraient améliorer votre bien-être ?

Ces questions permettent d’ouvrir le dialogue, d’identifier les besoins du collaborateur et d’agir concrètement pour améliorer ses conditions de travail et son engagement. Cette partie du dialogue permet d’instaurer une véritable confiance entre manager et collaborateur tout en mettant en avant l’aspect humain de l’entretien annuel. N’oubliez pas de parler autant du positif que du négatif !