Bien que les entretiens individuels soient un atout pour la performance des collaborateurs, certaines entreprises continuent d’utiliser le format papier pour les réaliser, ce qui peut engendrer des défauts tels qu’un manque de clarté, une non-centralisation des informations clés et un manque de communication au sein des équipes.
C’est pourquoi la digitalisation de ce processus a été mise en place ces dernières années, avec l’utilisation d’outils d’entretiens d’évaluations. Vous utilisez encore le format papier ou Excel ? La team Skeely va vous montrer pourquoi vous devriez digitaliser votre processus d’entretien !
Développer votre stratégie GEPP
Ces dernières années, les termes « GEPP » et « GPEC » sont devenus incontournables pour les professionnels des ressources humaines. En effet, la mise en place de ces stratégies est cruciale pour le succès d’une entreprise. Les entretiens annuels, les entretiens professionnels et les bilans à 6 ans sont des sources d’informations clés pour la mise en place de ces stratégies.
C’est pourquoi la digitalisation de ces processus est essentielle, car sans elle, il est difficile de suivre des éléments aussi importants que le taux de rotation du personnel, les formations ou encore l’évaluation des compétences. La centralisation des informations vous permettra d’accéder à toutes les clés nécessaires pour mener à bien votre stratégie GEPP.
Réaliser un meilleur suivi de vos entretiens individuels
En tant que professionnel des ressources humaines, il est de votre responsabilité de vérifier si toutes les campagnes d’entretiens ont bien lieu et si tous les entretiens sont effectués.
Cependant, suivre ces entretiens lorsqu’ils sont réalisés sous format papier peut être très chronophage et représenter une perte de temps considérable pour vous. La digitalisation de vos processus d’entretiens présente l’avantage de vous offrir des tableaux de bord vous permettant d’avoir une vision globale de vos campagnes.
Ainsi, si un manager ne réalise pas un entretien dans son service, vous pourrez rapidement repérer cette information et relancer toute l’équipe concernée. Ces tableaux de bord incluent des graphiques et des indicateurs qui vous permettront d’accéder facilement à toutes les informations nécessaires.
Augmenter la participation à vos entretiens individuels
La digitalisation de vos processus d’entretiens peut considérablement améliorer la participation de vos collaborateurs à vos campagnes d’évaluation, dans une optique de performance. En effet, une fois que ce processus est mis en place, il est possible d’atteindre des taux de participation proches de 100%. Pour y parvenir, il est important de suivre de près l’avancement de vos campagnes et de relancer les collaborateurs si nécessaire.
Avec une vision globale de vos campagnes, vous pouvez également identifier rapidement les collaborateurs qui n’ont pas effectué leur entretien et trouver des solutions pour résoudre les éventuels problèmes qui ont empêché leur participation. Ainsi, vous pourrez garantir la participation maximale de vos collaborateurs lors de vos prochaines campagnes d’entretiens.
Ne courez plus derrière les entretiens papier
L’avantage de tout avoir sur une interface informatique, c’est de ne plus se retrouver avec un paquet de rapports en papier pour traiter ses campagnes d’entretiens.
Utiliser le papier pour vos entretiens est non seulement risqué en termes de perte de données, mais cela peut également vous faire perdre un temps précieux lors de la retranscription sur d’autres outils.
De plus, ces fiches ne permettent pas de mettre en place des indicateurs pertinents pour votre stratégie RH ou pour améliorer la qualité de vie au travail. Dans la plupart des entreprises qui utilisent encore ce format, les fiches finissent souvent par être rangées dans un tiroir et ne sont ressorties que pour le prochain entretien. Elles n’apportent aucune valeur ajoutée pour des aspects clés tels que la stratégie et la qualité de vie au travail.
Centraliser les données de vos entretiens individuels
La centralisation des données est l’un des éléments qui poussent de plus en plus d’entreprises à digitaliser leurs entretiens. Au lieu d’avoir chacun son tableau Excel avec ses résultats, avec une interface dédiée à cela, l’ensemble des services auront une visibilité sur l’ensemble des données importantes pour votre entreprise. L’aspect collaboratif est donc poussé à son paroxysme.
Vous n’aurez plus besoin de chercher partout pour avoir à vos informations importantes comme les souhaits de formation de vos collaborateurs ou même de votre pyramide des âges.
Soyez conforme à la loi !
Depuis 2014, les entretiens professionnels sont obligatoires ! Les premières sanctions commencent en 2023. En plus de devoir mettre en place ce type d’entretien tous les deux ans, vous devez les digitaliser pour sécuriser l’ensemble des données personnelles selon des normes RGPD.
Les entreprises qui emploient plus de 50 salariés doivent veiller à ce que ces derniers bénéficient de formations obligatoires. Si ces obligations ne sont pas respectées, l’entreprise est tenue de verser une somme de 3 000 € sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié concerné, qu’il travaille à temps plein ou à temps partiel.
L’expérience utilisateur au centre de la digitalisation
Digitaliser vos entretiens, c’est aussi penser à l’utilisation que vont en faire vos collaborateurs. Le format papier est assez contraignant pour les salariés, mais c’est aussi une augmentation du temps de préparation de son entretien.
Avoir une interface simple et intuitive pour vos collaborateurs va leur faciliter la vie ! Ils seront beaucoup moins réticents à l’idée de devoir compléter leur trame d’entretien. Vous allez pouvoir en tirer des entretiens beaucoup plus qualitatifs et avec des informations bien plus pertinentes. Vos managers vont aussi passer moins de temps à fournir des explications sur le processus, mais surtout à les aider sur des problèmes techniques.
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Facilitez la mise en place d’objectif…
Les objectifs et le plan de formation sont très importants pour la performance d’une entreprise. Fixer des objectifs c’est facile ! Les tenir c’est autre chose ! Beaucoup de managers vont fixer des buts à atteindre pour chaque collaborateur, mais ce n’est pas pour autant qu’il y arrive.
La digitalisation des objectifs est forcément un excellent moyen d’avoir un suivi clair et précis. Intégrer des questions objectifs dans les trames d’entretiens, puis en parler lors des entrevues apporte une vision claire des missions à réaliser, aussi bien pour le collaborateur que le manager. L’avantage est également de centraliser les données pour réaliser par la suite des statistiques détaillées sur les réponses fournies.
… ainsi que la formation
Dans la même lignée, les demandes de formation doivent être centralisées. Avec un outil de suivi adapté, il est très facile pour les managers de gérer les formations pour leurs collaborateurs tout en faisant des retours auprès des RH.
Toute la partie formation peut aussi permettre de développer la stratégie GPEC de votre entreprise.
La QVT au centre de vos entretiens individuels
Pour finir, la QVT peut aussi reprendre de l’importance aux yeux de vos managers grâce aux entretiens d’évaluations. Vous pouvez définir des questions à évoquer lors des entretiens annuels, professionnels, à mi-parcours… Cela va permettre de récolter des avis et des suggestions de vos collaborateurs sur le thème de la qualité de vie au travail.
Vous aurez l’occasion de connaitre les souhaits de vos salariés et il sera plus simple de mettre en place un plan d’action au sein de votre entreprise.
C’est un sujet trop négligé par les RH et qui pourtant peut s’avérer très intéressant. En plus d’améliorer la performance de votre entreprise, c’est aussi un excellent moyen de faire de vos collaborateurs des salariés ambassadeurs.
En digitalisant vos entretiens, vous aurez accès aux rapports de vos salariés en quelques clics. Plus d’excuses pour ne pas prendre en compte les avis exprimés !
Utilisez Skeely pour digitaliser vos entretiens individuels
Pour digitaliser vos campagnes d’entretiens, rien de mieux qu’un logiciel comme Skeely. Vous aurez accès à des interfaces dédiées à chaque catégorie, que ce soit la formation, la GPEC, les statistiques, mais aussi les objectifs. Vous pourrez réaliser un suivi complet de vos campagnes et effectuer des relances de vos managers en toute simplicité. Vous avez peur que vos collaborateurs ne soient pas à l’aise avec ce type de logiciel ? Pas de panique, Skeely a été testé par des entreprises situées loin du digital et tous les retours ont été excellents ! Alors, franchisez le pas ! Digitalisez vos campagnes avec Skeely.